¿Alguna vez ha calculado cuánto le cuesta a su empresa una reunión de una hora en la que sus colaboradores divagan la mayor parte del tiempo? Si es un empresario, por favor ingrese a www.payscale.com/meeting-miser, introduzca los datos que le solicita el simulador y sabrá la cantidad de dinero que ha desperdiciado.
Después, verifique cuántas de las decisiones adoptadas en ese encuentro se han consumado. Si la respuesta es ninguna, multiplique por dos esa cantidad. Y ahora, vuelva a multiplicar esa cifra por el número de reuniones que celebra a la semana, al mes o al año. Y ahora piense cuántas de esas reflexiones y opiniones compartidas se hubieran podido transmitir por un simple correo electrónico. ¿Ya tiene la respuesta? No lo dude: un virus muy en boga invade su empresa: la reunionitis. Pero no se preocupe, tiene curación.
Muchos directivos convocan a sus empleados por cualquier motivo y a cualquier hora, a veces sin tener presente que entorpecen la dinámica del trabajo y que el recurso más escaso es el tiempo de las personas. El año pasado, una multinacional realizó una encuesta entre sus 4.000 empleados sobre cómo optimizar la jornada laboral y la conciliación con la vida familiar. La primera queja fue el exceso de reuniones.
Pero no hay que alarmarse ni tomar medidas drásticas. Las reuniones son necesarias porque constituyen mecanismos de coordinación entre los distintos niveles de una empresa. Lo que no conviene es abusar de ellas. Ana Navarro, profesora de Ingeniería de la Universidad Politécnica de Madrid (UPM), advierte que “evidentemente hay un exceso de éstas”. Una opinión que comparte Esther Sánchez, profesora de la Facultad de Derecho de la escuela de negocios Esade.
Algunas reuniones se celebran para acreditar un trabajo que realmente no se hace. Otras, comentan las expertas, justifican la participación de jefes intermedios en la toma de decisiones, así buena parte de éstas ya hayan sido definidas en otros despachos. Y finalmente, están las que se convocan para delegar funciones, pero que en realidad esconden la desconfianza hacia el personal.
“La reunionitis evidencia pésima planificación y malos esquemas de coordinación”, resume Navarro. Y advierte que la génesis del problema no radica en el número de encuentros programados, sino en el cumplimiento de los objetivos acordados en ellos. Según la profesora Sánchez, “las personas que se imponen la consecución de resultados semanales o mensuales son las más inconformes con esta cultura de la reunionitis”.
El aliciente frente a este problema es que existen manuales de las escuelas de negocios que rebosan de teorías sobre cómo organizar una reunión exitosa. Primero, el convocante tiene que preguntarse por los motivos del encuentro, es decir, si es imprescindible su celebración. A partir de ahí, plantearse si existen otras herramientas más eficaces como un correo electrónico o una teleconferencia.
Segundo, hay que planificar la reunión: convocar a las personas indispensables, establecer un orden del día y marcar un principio y un final para no eternizarlas por culpa de vagas discusiones, pues para que una persona sea productiva tiene que trabajar de manera sostenida dos horas y media o tres.
Tercero, se deben preparar los detalles del encuentro. Por ejemplo, si se van a discutir documentos, hay que distribuirlos entre los asistentes con antelación. Si se quieren exhibir diapositivas, su exposición no debe durar más de 10 minutos. Y por favor, no deje que sus empleados acudan con sus computadores portátiles o celulares, así evitará distracciones.
Si sigue estos consejos no sólo ahorrará tiempo y dinero, sino que logrará combatir el virus de la reunionitis que cada vez afecta a más compañías en el mundo.