Técnicas y aplicaciones para teletrabajar

Los teletrabajadores deben tener una buena relación con los dispositivos y aplicaciones tecnológicas. / iStock

Han llegado los tiempos en los que no es necesario depender del espacio físico que provee una empresa para poder realizar las labores que son asignadas. Realmente, mucha gente trabajaba de una forma parecida desde antes; tal vez los periodistas en sus cubrimientos en tierras lejanas o los contadores que llevaban las finanzas de las organizaciones desde modestas oficinas instaladas en sus casas.

Sin embargo, con el vertiginoso desarrollo tecnológico, la sociedad y particularmente el Estado colombiano fue teniendo en cuenta las ventajas que ofrece esta modalidad laboral que, por supuesto, no se basa en llevarse un computador a la casa y conectarse a la internet (aunque sí es uno de sus componentes), sino que representa un cambio estructural en las organizaciones, así como la administración de sus recursos, tanto humanos, como físicos y tecnológicos.

En Colombia, de esto hablan la Ley 1221 de 2008, que establece normas para promover y regular el teletrabajo, y el Decreto 0884 de 2012, que reglamenta el documento anterior. De hecho, ya se han establecido algunos elementos necesarios para que el teletrabajo dé el resultado esperado, como una conectividad efectiva, una infraestructura informática y de almacenamiento de datos, dispositivos tecnológicos, el software o las aplicaciones y las medidas de seguridad.

Pero, así como la esencia de esta forma de trabajar no es solamente tener un dispositivo conectado a la red, tampoco es recomendada para todas las empresas ni todas las labores. Édinson Monsalve, docente de la Universidad Tecnológica de Bolívar, señala que hay mucho desconocimiento sobre esta modalidad de trabajo y que no se debe implementar en todas las empresas.

“Hay muchos oficios que se pueden desarrollar a través del teletrabajo, como los community managers, los web masters o los contadores. Hay muchos trabajos en los que se necesita una persona ocho horas al día, pero hay otros en los que, por ejemplo, es posible responder los mismos correos desde la casa”, indica.

Monsalve destaca la necesidad de una buena conexión a internet y un buen plan de datos de celular, en lo posible 4G, ya que no es lo ideal que éste falle o que se deba ir a un cibercafé para realizar las labores. Esto, en definitiva, no sólo hará perder plata, sino borra la esencia de la modalidad. Lo segundo que recomienda es que se cuente con mínimo un computador y considera que una tableta no es la solución más recomendable, ya que no es muy cómoda para escribir.

A estos dispositivos les hacen juego una serie de herramientas y aplicaciones que permiten, entre otros objetivos, organizar los tiempos, almacenar información en la nube, redactar documentos y bases de datos, realizar videoconferencias y reuniones virtuales o, incluso, solucionar problemas técnicos de manera remota. “Es una modalidad que puede beneficiar a una persona que está en silla de ruedas o que te ahorra horas en un trancón”, concluye.

Aunque en el país la relación laboral de los teletrabajadores está regulada y el contrato debe cumplir con lo estipulado en el Código Sustantivo del Trabajo, muchas de las personas que  teletrabajan o ejercen una actividad freelance utilizan una técnica de organización conocida como pomodoro y su labor es pagada de acuerdo con esto.

Esta técnica, desarrollada por el italiano Francesco Cirillo en 1980, propone lograr la mayor cantidad de tareas en 25 minutos, manteniendo una alta concentración. Luego de cada intérvalo de trabajo se toman cinco minutos de descanso y, al completar los cien minutos, se tendrán quince minutos para levantarse de la silla, caminar o hacer cualquier otra actividad lejos de la pantalla. Los más entendidos en esta técnica, que ha sido acogida en diversos grupos de desarrollo tecnológico y popularizada a través de la red, consideran que aumenta la productividad, es muy sencilla de usar y arroja resultados casi inmediatos.

Estas técnicas de organización de trabajo personal se han convertido en alternativas para implementar el teletrabajo y dar una solución a sus ya múltiples retos, como el control de la actividad del empleado, la medición de la productividad, la inversión en tecnología o la implementación de las políticas nacionales a las organizacionales. Lo que sí es cierto es que trabajar desde casa, así sea ocasionalmente y cuando no se hace necesaria la presencia física en la oficina, puede ayudar a la reducción de costos de operación de una empresa y a una mejora de la calidad de vida de las personas.

Aplicaciones para trabajar a distancia

Trello
Una herramienta para la organización de grandes volúmenes de trabajo. Funciona como un tablero en el que se agrupan las tareas en texto, imágenes, checklist, con la posibilidad de adjuntar archivos.

Zoho
Es un conjunto de aplicaciones, la mayoría gratuitas, que pueden ser utilizadas de manera colaborativa, como calendarios, editores de texto y hasta clientes de correo electrónico.

Hangouts
Una de las mejores opciones para sostener reuniones virtuales. Permite la interacción de varios usuarios a través de una interfaz muy fácil de usar. Es muy utilizada, incluso, para importantes  conferencias a distancia.