Los eventos empresariales una industria en crecimiento

“Los eventos empresariales no son un momento de verdad. Son muchísimos momentos de verdad, donde las personas se dan cuenta de la capacidad que tiene una empresa para resolver absolutamente todo”, dice Víctor Alvarado, gerente de turismo y eventos de Compensar, sobre esta industria que año tras año crece en el país. Pues a través de estos, agrega, las organizaciones se acercan y mejoran relaciones con clientes, socios y empleados.

Por eso no es de extrañar que en los últimos ocho años el Gobierno Nacional haya invertido $239.714 millones en la construcción de ocho centros de convenciones para impulsar lo que también se conoce como “turismo de reuniones”. Sin contar las inversiones hechas por privados para construir, remodelar o modernizar sus propios espacios, como es el caso de la Plaza del Jubileo de Compensar, hace un par de años.

Los beneficios para el país no son pocos. Además de ponerlo en el mapa de grandes empresas de todo el mundo, la presencia de empresas y lugares para organizar eventos empresariales redunda en la activación de la economía. De acuerdo con la Asociación Internacional de Congresos y Convenciones, los turistas que visitan un destino por dicho motivo gastan US$480,8 diarios, seis veces más que un viajero vacacional, que solo gasta US$80 diarios. Además, dice Alvarado, se dinamizan varios sectores paralelos, como alimentación, logística, decoración, publicidad, transporte y hospedajes.

Eso sin contar el claro beneficio para una empresa. Este efecto, dice el gerente, dependerá también del tipo de evento que se realice y a quién esté dirigido. Hay reuniones de trabajo, juntas directivas, capacitaciones, seminarios y congresos que demuestran el interés de la organización en sus trabajadores, alinean la cultura empresarial y fortalecen la productividad, así como los días de la familia y las fiestas de fin de año, que “generan calidad de vida e identidad organizacional”, y lanzamientos de producto y convenciones con clientes, que ayudan a posicionar un bien o servicio.

Estos últimos eventos, agrega Alvarado, son especialmente importantes si se tiene en cuenta que “a pesar de las facilidades que suponen las nuevas tecnologías y las redes sociales, no pierden vigencia porque ayudan a no perder el contacto con el cliente, porque definitivamente generan redes y se comparten momentos y experiencias que generan recordación”. El resultado se da en forma de ventas generadas en el mismo momento y en el nacimiento de relaciones comerciales que en el transcurso del tiempo pueden ayudar a cerrar los negocios.

Dichos resultados, sin embargo, dependerán del éxito del evento. “Las empresas conocen su negocio, lo hacen muy bien y manejan al derecho y al revés su producto o servicio, pero cuando tienen que enfrentarse a hacer un evento como tal, evidentemente necesitan el acompañamiento de alguien que sepa del tema para que salga como se espera”, comenta. Después de todo, se habla de muchos momentos en los que la atención al detalle es vital.

Lo ideal, desde la experiencia de Compensar, es “contar desde el primer momento con la asesoría de entidades o personas con experiencia, que comprendan el objetivo detrás de la reunión y sepan canalizarlo a través del lugar y los servicios adicionales adecuados”, de forma que las empresas solo tengan que preocuparse por hacer su presentación. Además, vale la pena tener en cuenta que una palabra que caracterice a quien se encargue de planear un evento sea “versatilidad”.

Para el caso de la caja de compensación, esto se traduce en varias locaciones. Además de la Plaza del Jubileo en la avenida 68, cuentan con otros lugares, como los hoteles Lagomar y Lagosol en Girardot, el centro de convenciones, también en la avenida 68, así como los escenarios de Cajicá y las calles 94 y 220, lo cual le permite contar con espacios con capacidad para 10 personas y otros que reciben hasta 3.000. En estos, Compensar cuenta con lo último en tecnología multimedia necesarios para cualquier presentación, así como con servicios de alimentación.

Además, aclara Alvarado, que “tenemos capacidad para realizar el evento en cualquier lugar de Bogotá o en otras ciudades gracias a varios aliados especialistas en cada tema”.

No es de extrañar, entonces, que la caja haya realizado 8.000 eventos en 2017 y planee terminar este año con entre 9.000 y 9.200 eventos y más de dos millones de personas atendidas. El objetivo para el próximo año, concluye el gerente, es superar estas cifras, seguir actualizando la infraestructura tecnológica, generar más alianzas y “crear una app, donde se puedan separar y alquilar diferentes espacios de nuestras sedes, de forma rápida y práctica, principalmente para reuniones de trabajo, juntas y asambleas”.

8.000 eventos empresariales organizó Compensar durante 2017. En ellos atendió a 1’517.609 de personas. La meta este año es desarrollar cerca de 9.000 eventos.