La apostilla es uno de los trámites más solicitados por quienes necesitan presentar documentos colombianos en el exterior por distintos motivos. Este procedimiento certifica la autenticidad de la firma de funcionarios públicos, de modo que los documentos oficiales tengan validez internacional.
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Actualmente, el trámite se realiza de manera 100% virtual a través de la Cancillería de Colombia y aplica para documentos académicos, civiles, notariales, antecedentes judiciales y certificados médicos.
¿Qué es una apostilla y cuándo se necesita?
La apostilla sirve para validar documentos que serán utilizados en países que hacen parte del Convenio de La Haya de 1961. Pero en cambio, cuando el país de destino no pertenece a este convenio, el procedimiento es la legalización, que implica pasos adicionales ante consulados o autoridades diplomáticas.
De acuerdo con la Cancillería, este trámite certifica la autenticidad de la firma de funcionarios públicos en ejercicio de sus funciones, siempre y cuando dicha firma esté registrada en la base de datos del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Entre los documentos que pueden apostillarse están:
- Registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción.
- Diplomas, actas de grado y certificados académicos.
- Antecedentes judiciales y disciplinarios.
- Poderes notariales y escrituras.
- Certificados médicos y de vacunación.
¿Cómo apostillar documentos en Colombia en 2026?
El trámite continúa realizándose completamente en línea a través del portal oficial de la Cancillería. Y estos son los pasos para hacerlo:
- Escanee el documento en formato PDF, asegurándose de sea legible y esté completo.
- Ingrese al portal de Apostilla y Legalización de la Cancillería.
- Seleccione el tipo de documento y el país de destino.
- Cargue el archivo PDF correspondiente.
- El sistema validará automáticamente la firma registrada.
- Si la solicitud es aprobada, recibirá un correo para realizar el pago.
- Después del pago, la apostilla digital llegará directamente al correo electrónico que registró.
La Cancillería también permite consultar el estado del trámite y verificar posteriormente la autenticidad del documento apostillado mediante un código alfanumérico.
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¿Cuánto cuesta apostillar un documento?
Según la información publicada por la Cancillería, en 2026 el valor aproximado es de COP 36.000 por documento, mientras que la legalización tiene un costo cercano a los COP 25.000.
Los pagos pueden realizarse mediante PSE, tarjetas débito o crédito y entidades bancarias autorizadas. Además, las autoridades recuerdan que no es necesario contratar intermediarios para hacer este trámite.
¿Cuánto demora el trámite?
La respuesta de la solicitud puede tardar entre 24 horas y tres días hábiles, esto, dependiendo del tipo de documento y de la validación de la firma correspondiente.
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Aunque la apostilla no tiene fecha de vencimiento, muchas entidades internacionales exigen que los documentos tengan una expedición reciente, generalmente no mayor a tres o seis meses. Por eso, expertos recomiendan realizar el trámite poco tiempo antes de presentar la documentación en el exterior.
Recomendaciones antes de apostillar un documento
La Cancillería recomienda verificar que los documentos tengan nombre, cargo, firma y fecha visible del funcionario correspondiente.
En el caso de documentos académicos, algunos deben pasar primero por validaciones del Ministerio de Educación. Además, los antecedentes judiciales requieren códigos de validación emitidos por la Policía Nacional.
Las autoridades también insisten en utilizar únicamente canales oficiales para evitar fraudes o cobros indebidos relacionados con apostillas falsas o gestores no autorizados.