Gestión financiera y operativa de las instituciones de educación superior

La financiación será siempre indispensable para cubrir las necesidades que en materia educativa.

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A comienzos del año, las instituciones de educación superior (IES) se veían enfrentadas a una década desafiante por los retos que este mismo sector mostraba. En el horizonte se vislumbraban realidades de cambios que tocaban la dinámica educativa en su esencia, y la gestión de las mismas instituciones en términos de gobernanza, fuerza de trabajo y todos los demás factores que implican una apuesta real por la calidad y pertinencia de la gestión educativa.

Algunos de estos cambios estaban relacionados con la dinámica demográfica, -aunque en Colombia se veía un repunte de la economía en términos de inversión y del gasto de las personas-, no se dejaba de pensar en una posible recesión económica y, sumado a ello, un aumento significativo en la demanda de la educación en línea. De otro lado, el mundo del trabajo generaba expectativas diferentes en los mismos estudiantes y en los padres y, por último, la llegada de una cuarta revolución industrial provocando transformaciones en todos los ámbitos de la humanidad.

Unas semanas más tarde, al comienzo del año, llegó la pandemia y las presiones experimentadas se incrementaron. Ante esta realidad, les ha correspondido a las IES y al sistema educativo en general hacer sus mejores análisis y proporcionar al país, pero especialmente a las familias y estudiantes matriculados y potenciales, una respuesta concreta que permita desentrañar los desafíos. El sentido de responsabilidad del sector educativo superior ha permitido navegar entre los impactos provocados por el coronavirus y encontrar rutas para asegurar la continuidad.

Una de estas tendencias más agudizadas ha sido la complejidad financiera de las IES. La contracción de la matrícula, el aumento de la competencia, los nuevos “modelos de negocios” del sector desde las modalidades en línea de la prestación del servicio educativo y el aumento de los costos y gastos más rápido que los ingresos han creado desafíos financieros.

Pareciera que el modelo de sostenibilidad de las IES comenzara a estresarse. La financiación será siempre indispensable para cubrir las necesidades que en materia educativa y de desarrollo requiere el país, es decir, con calidad y pertinencia, pero también con acceso y cobertura, que contribuyen al cierre de brechas. No tener esos recursos para la acción estratégica y funcional de las IES significaría un riesgo frente a estos ejes educativos y, lo que sería peor aún, la posibilidad de ir decreciendo aún más el número de estudiantes matriculados, e incluso el cierre de las mismas instituciones. Sería retroceder en años y años de esfuerzos y sacrificios, y logros significativos para la educación superior.

La pregunta que surge es: ¿cómo pueden las instituciones de educación superior enfrentar esta realidad para mantener y mejorar los servicios? La solución posible no es fácil, pero quizás un par de conceptos, transferidos de otros sectores económicos, puedan ayudar.

Se trata de pensar en el reinicio presupuestario de las IES y en la automatización de los procesos. Respecto al primer concepto, es evidente que en época de pospandemia hay que asumir la decisión de no pensar en presupuesto incremental, de lo que se trata es de redirigir los recursos que se tienen.

Tomar conciencia de que el modelo operativo o funcional de las IES se ha invertido, es parte de un camino que permite enfrentar el desafío de sostenibilidad que las IES contemplan en el presente. En este sentido, se trata de aplicar el enfoque de la teoría económica llamada de “mentalidad de base cero” y también de “organización base cero”. Aplicar este enfoque ayudará a las IES a comprender mejor cómo asignar los costos hasta un nivel granular de la operación, ir más allá del enfoque mismo de los costos y gastos e intensificar los resultados de rendimiento (KPI) como parte de la operación de las unidades y del talento humano.

Todas estas acciones redundarán en un plan de acción presupuestario de “cierre de brechas” como fases de optimización y modernización que deben vivir las IES, hoy más que nunca, para seguir en una ruta de crecimiento que impacte.

Con relación al segundo concepto, referido a la automatización de los procesos, se trata de un modelo de gobernanza que ayude a utilizar la escala general de las IES sin funciones duplicadas ni equipos de trabajo a la sombra. La automatización de los procesos deberá ayudar a eliminar los desperdicios en los mismos, y permitirá mayor concentración en las actividades de mayor agregación de valor.