En Paipa, Boyacá, el día empezaba con el ruido de los animales, no con el de un despertador. Ahí, mucho antes de tener oficina propia, Paula Andrea Cepeda Rodríguez aprendió a ordeñar una vaca. Hoy dirige una entidad que decide, entre otras cosas, cómo se vacuna el ganado del país, cómo se contiene una plaga que amenaza un cultivo y qué controles sanitarios protegen lo que llega a la mesa de los colombianos.
Hoy el Gobierno Nacional entregó a la gerente general del Instituto Colombiano Agropecuario (ICA) Paula Cepeda el Premio Nacional de Alta Gerencia, el reconocimiento más alto que recibe una entidad pública por la calidad de su gestión, en su vigesimosexta edición. Lo obtuvo por UNICA, una estrategia de transformación digital que cambió la forma en que el ICA se relaciona con productores, transportadores, funcionarios y ciudadanos.
Quedarse únicamente con el premio sería contar la mitad de la historia. La otra mitad tiene nombre propio y acento boyacense.
Cepeda es ingeniera industrial de la UPTC (Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia), con posgrados en gestión de proyectos y economía para ingenieros, y maestría en Gestión Pública de la Universidad de los Andes. Es también, desde hace algún tiempo, la gerente general más joven que ha tenido el ICA en sus más de seis décadas de historia. Vendió leche en la tienda de su barrio cuando era niña y atravesó estrecheces económicas que, según cuenta, la empujaron a ver el estudio como una salida. Quienes trabajan con ella coinciden en un retrato parecido: meticulosa, aferrada a los datos y a las hojas de cálculo, pero con una costumbre poco común en cargos de ese nivel: escuchar antes de decidir, y construir con el equipo en lugar de para el equipo.
Esa mezcla, origen rural, formación técnica, gusto por la evidencia, explica en parte por qué, cuando llegó a la Gerencia General del ICA, no empezó preguntando qué tecnología comprar. Suele contar que, de niña, veía a su madre llevar las cuentas de la casa a mano, anotando gastos y producción de leche en un cuaderno, y que esa costumbre de medir antes de actuar se le quedó grabada con más fuerza que cualquier clase de universidad.
Un instituto que sabía mucho, pero no lo suficientemente rápido
El ICA existe desde 1962 para vigilar la sanidad agropecuaria del país: controla enfermedades animales, plagas vegetales, insumos agrícolas, movilización de ganado y comercio exterior de productos del campo. Es, en la práctica, uno de los guardianes silenciosos de la seguridad alimentaria colombiana.
Pero buena parte de esa vigilancia todavía dependía de formularios físicos, procesos dispersos entre dependencias que no se hablaban entre sí, y trámites que podían tomarle a un productor de Boyacá, Putumayo o del Meta varios días de viaje y de fila para conseguir un certificado que en teoría debería tardar minutos. La información sanitaria del país existía, pero fragmentada: un dato sobre un brote de enfermedad podía tardar en cruzarse con el registro de movilización del ganado que lo transportaba.
Para los funcionarios, el problema tenía otra cara: pasaban buena parte de su jornada transcribiendo a mano lo que ya habían recogido en campo, revisando papeles que se perdían entre oficinas, y tomando decisiones sanitarias con información que llegaba tarde o incompleta. No era falta de conocimiento técnico. Era un sistema que obligaba a repetir el mismo trabajo varias veces antes de que sirviera para algo.
La pregunta que se hizo el equipo de Cepeda no fue cómo digitalizar formularios. Fue otra, más incómoda: ¿por qué el Estado le pide al campo que se adapte a la burocracia, en lugar de que la burocracia se adapte al campo?
Cómo nació UNICA
De esa pregunta salió UNICA, un ecosistema digital pensado para integrar procesos, conectar territorios y cambiar la manera en que el ICA presta sus servicios. No es, en el fondo, una aplicación: es una arquitectura que conecta sistemas que antes vivían aislados, como SINIGAN, SNIITA y SISPAP, y que ahora comparten información entre sí en lugar de duplicar el trabajo de capturarla.
El diseño tuvo que resolver un problema muy colombiano: buena parte del territorio agropecuario carece de conectividad estable. Por eso UNICA permite capturar información en campo incluso sin internet, y sincronizarla después. También automatiza trámites que antes exigían papel y firma húmeda, incorpora analítica para anticipar riesgos sanitarios y usa canales como WhatsApp para la atención y la formación de productores que jamás entrarían a una plataforma web compleja, pero sí saben usar su celular.
Nada de esto ocurrió de un día para otro. Requirió convencer a funcionarios de distintas regiones de cambiar rutinas de años, negociar con sistemas heredados que no estaban pensados para hablar entre sí, y sostener el proceso durante el tiempo, largo, poco vistoso, que toma reconstruir la manera en que una entidad de más de cinco décadas hace su trabajo diario.
Lo que dicen las cifras
La transformación empezó a notarse en cifras. UNICA registra hoy cerca de 398.000 usuarios, entre ellos 129.973 ganaderos y 14.124 transportadores, con 98.285 predios registrados. Se han diligenciado 13.313 documentos a través de la plataforma y se han completado 10.801 cursos de formación.
El proceso permitió digitalizar 276 formularios institucionales y redujo hasta en un 80% la transcripción manual de información que antes hacían los funcionarios a mano. Distintos trámites bajaron sus tiempos de gestión entre un 40% y un 70%, lo que en la práctica significa productores que dejaron de perder jornadas enteras haciendo fila.
La integración de SINIGAN dentro de UNICA consolidó el registro de 134.692 actores del sector pecuario: 125.110 ganaderos y 9.582 transportadores. Es un dato que importa más de lo que parece: la trazabilidad animal es la primera línea de defensa cuando aparece un brote sanitario, y también una condición que exigen los mercados internacionales a los que Colombia quiere exportar carne y lácteos.
En formación, la cifra es de más de 14.800 certificaciones y una oferta que supera los 80 cursos, con cobertura en las 32 gerencias seccionales del país. Un productor en La Guajira puede hoy capacitarse en un tema sanitario sin salir de su vereda, algo impensable hace pocos años.
Lo que valida el premio
El Premio Nacional de Alta Gerencia no distingue el uso de tecnología por sí sola. Distingue la capacidad de convertir esa tecnología en valor público real: procesos más rápidos, decisiones mejor informadas, una entidad más cercana a quienes dependen de ella.
En el caso de UNICA, lo que el jurado encontró fue una digitalización que no se quedó en modernizar el trabajo interno del ICA, sino que llegó hasta el productor que necesita un certificado, el transportador que necesita un registro y el funcionario que necesita un dato confiable para tomar una decisión sanitaria a tiempo. Ese es, probablemente, el motivo real del reconocimiento: no premia una plataforma, premia un cambio de método.
Ese cambio de método tiene un valor que trasciende al ICA. Sirve como referencia para otras entidades públicas que enfrentan el mismo dilema; sistemas viejos, información dispersa, ciudadanos cansados de hacer filAa, y que podrían replicar partes de este modelo sin empezar desde cero. El Premio Nacional de Alta Gerencia existe justamente para eso: para identificar experiencias que otras entidades puedan copiar, en lugar de que cada una tenga que resolver el mismo problema por su cuenta, con su propio presupuesto y sus propios errores.
Una entidad de más de medio siglo que decidió no quedarse quieta
Dentro de algunos años, es probable que pocos recuerden la fecha exacta en la que el ICA recibió este premio. Lo que quedará es lo que representa: que una entidad creada en 1962 puede reinventar su forma de trabajar sin perder su misión original, y que hacerlo depende menos de un presupuesto extraordinario que de decidir, en algún momento, hacer la pregunta incómoda sobre por qué las cosas se hacen como se hacen.
Cepeda suele repetir que las decisiones importantes del ICA deben tomarse pensando en el campo, no en la oficina. UNICA es, en cierta forma, la prueba de que esa idea puede convertirse en infraestructura: en formularios que ya no hay que llenar dos veces, en certificados que tardan minutos y no días, en un ganadero que puede resolver un trámite desde su celular sin dejar la finca.
El país tiene, repartidas en las 32 gerencias seccionales del ICA, miles de historias parecidas a la de un productor que ya no necesita viajar para conseguir un papel. Esa acumulación silenciosa de trámites resueltos es, en el fondo, lo que un premio de gerencia pública está diseñado para reconocer.
Por ICA
