10 Apr 2021 - 7:14 p. m.

LEGALi, la plataforma tecnológica que volvió digital a la JEP

La secretaria Ejecutiva de la Jurisdicción Especial de Paz, María del Pilar Bahamón Falla, dio detalles de la operación de este sistema de gestión judicial que permitió que este tribunal de paz pueda trabajar con expedientes judiciales completamente digitales.

Colombia en Transición

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LEGALi fue llamada la plataforma o solución tecnológica que puso en marcha la Jurisdicción Especial de Paz para administrar justicia, más en estos meses de pandemia donde aún es incierto el regreso presencial a estas labores. Esto permitió “incrementar la eficiencia de los procesos que llevan los magistrados”, llamados a investigar, juzgar y sancionar a los responsables de los más graves crímenes cometidos en el conflicto armado.

Según la secretaria Ejecutiva de la Jurisdicción Especial de Paz, María del Pilar Bahamón Falla, este sistema está integralmente en operación desde enero de 2021 y actualmente se encuentra en etapa de estabilización. A esta herramienta tecnológica se puede acceder a través de desde distintos dispositivos electrónicos como computadores, tablets o celulares, siempre y cuando tengan Internet.

Cuando existen dificultades de acceso a Internet, como sucede en muchas zonas del país, la Secretaría Ejecutiva de la JEP habilita el servicio de apoyo logístico y tecnológico, con el fin de brindar conexión a través de redes seguras. Esto a través de equipos conformados por profesionales que actúan como enlaces territoriales, profesionales sociales y psicosociales especializados en atención a víctimas.

El sistema soporta la gestión del expediente judicial digital y provee, según la JEP, condiciones de seguridad informática para preservar la confidencialidad, el software necesario para preservar la integridad y la infraestructura de procesamiento y conectividad que garantizan la disponibilidad y acceso a la información. Permite, además, configurar diferentes roles y perfiles dependiendo de las autorizaciones de los usuarios. Allí ninguna acción es anónima. Todo puede ser auditado, rastreado y monitoreado.

Además, todos los documentos que se incorporan en los expedientes digitales en LEGALi cuentan con la posibilidad de ser suscritos a través de firma digital, que garantiza la validez jurídica de los documentos y asegura que el proceso digital sea confiable, preservando a su vez la autenticidad, la integridad y la participación probada de quien emite el documento y de quien lo recibe.

(Vea: ¿Cómo se debe preparar la JEP para las diligencias virtuales en medio de la pandemia?)

Esto permite automatizar muchos procedimientos que en la vida cotidiana eran gestionados de manera manual y reducir los tiempos de los trámites. Buena parte de las fases del proceso judicial se agotan solo con su gestión en línea. Por ejemplo, se automatiza la recepción de notificaciones y del envío de peticiones. Es decir, aumenta el control de los plazos de los procesos de comunicación.

“La apuesta por una Justicia Más Digital, que empezó en 2018, fue posible gracias al esfuerzo de los magistrados y demás funcionarios de JEP que hoy aprovechan la tecnología para entregar respuestas más efectivas a las víctimas, los comparecientes, los órganos de control y la comunidad. Se trata de un proceso que ha liderado la Secretaría Ejecutiva de la JEP y en el que están comprometidos los demás órganos de la Jurisdicción”, señaló la secretaria Ejecutiva de la Jurisdicción Especial de Paz (JEP), María del Pilar Bahamón. De acuerdo con ella, el desarrollo e implementación de este sistema tuvo un valor de $9.139.248.044, provenientes de recursos de cooperación internacional y del propio tribunal.

Según las cifras entregadas por la JEP, hay ya 9.606.428 folios totales digitalizados; 2.183.487 folios digitalizados, en 10 de los procesos más grandes de esta entidad en esta plataforma digital; 12.158 expedientes digitales, 352.609 actuaciones y 47.031 notificaciones electrónicas certificadas.

De esta plataforma hacen parte otros sistemas como Protecti, Plani, Relati, Jurinfo, Analitica, Media y Conti, que facilitan a los administradores de justicia el análisis de datos, la gestión de sistemas de información documental, judicial y de medios.

Diligencias digitales en tiempos de pandemia

Desde el 27 de abril de 2020, la JEP levantó la suspensión de los términos judiciales y, en los primeros días de junio, dieron a conocer su estrategia digital. Justicia Más Digital fue el nombre de la estrategia con la que buscaron virtualizar trámites judiciales como el análisis de datos, la gestión de sistemas documentales, recopilar información y llevar a cabo diligencias como las audiencias, entrevistas, la presentación de observaciones de las víctimas, la entrega de versiones voluntarias, el traslado de las mismas, entre otros procesos que antes solo podían realizarse de manera presencial.

Antes de la pandemia y el aislamiento que impuso, los procedimientos en la JEP con los comparecientes, por ejemplo, cuando iban a entregar versiones o testimonios donde narraban hechos del conflicto armado, de los que participaron o fueron cómplices, eran casi siempre presenciales: los magistrados podían hacer citaciones en Bogotá o en su lugar de residencia o reclusión, entre otras cosas, para garantizar la protección de la información y confidencialidad de la misma. Pero con la llegada del Covid-19, la JEP realiza diligencias en forma virtual por la plataforma Teams, la mayor de las veces, en razón a las restricciones en tiempo de pandemia.

En todo caso, las diligencias quedan cargadas en el Sistema de Gestión de Medios denominado MEDiA, encargado de manejar el ciclo de vida de los contenidos audiovisuales de la entidad. A través de este, se efectúa el proceso de cargue de información a LEGALi para su incorporación al expediente digital. De esta forma, cuando se realice un traslado de información a las víctimas, apoderados y comparecientes a través del portal, éstos podrán acceder a tales contenidos a través del expediente digital, facilitando el acceso de las víctimas, de los comparecientes, y de sus apoderados al expediente judicial y a los avances en el trámite del proceso.

Para la participación en las diligencias virtuales, los intervinientes y sus apoderados tienen un término de 3 a 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación de notificación para manifestar su voluntad de participar. Con base en ello, la Jurisdicción les hace llegar el link que les permite acceder a la misma, y si hay víctimas que intervienen en las diligencias, se dispone su atención y acompañamiento psicosocial. Se confirma el acceso a las diligencias remotas mediante pruebas técnicas que verifican la conectividad de los intervinientes. Estas pruebas técnicas se realizan desde el Sistema de Gestión de Medios con uno o dos días de anticipación a las diligencias, para garantizar una participación efectiva. De igual manera, cuando las diligencias son presenciales y los grupos de víctimas son superiores a veinte en un mismo lugar, se tienen dispuestas “salas espejo” con las transmisiones que son realizadas a través de un canal de streamming reservado.

(Le puede interesar: Los retos en justicia digital que evidenció la pandemia)

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