Entre los muchos trámites que deben adelantar las universidades, hay uno en particular que tienen que gestionar ante el Ministerio de Educación y que, para varios de sus directivos, se ha convertido en un dolor de cabeza. “Sin este aval no podemos ofrecer nuevos programas y, cuando los aprueban, queda desactualizado”, cuenta Ángela Duarte, coordinadora del Equipo de Aseguramiento de Calidad de la Universidad Externado. “En una renovación nos podemos tardar entre seis meses y un año. Tenemos algo de celeridad porque estamos acreditados”, añade Germán Anzola, rector de la Universidad de Ciencias Aplicadas y Ambientales (UDCA). Ambos se refieren al proceso para obtener o renovar el registro calificado, el permiso que certifica que un programa cumple con los estándares de calidad.
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Aunque el Ministerio de Educación ha implementado algunas herramientas para agilizar el proceso, lo cierto es que, según Óscar Domínguez, director ejecutivo de la Asociación Colombiana de Universidades (ASCUN), “en algunos momentos se han llegado a acumular hasta 4.000 registros sin tramitar oportunamente en un solo año”. Esta demora ha obligado a las universidades a buscar estrategias alternas para ampliar su oferta educativa. El Ministerio, por su parte, asegura que heredó del gobierno anterior un rezago de más de 4.100 trámites, de los cuales ya ha avanzado en 1.750. Aun así, obtener o renovar el registro calificado continúa siendo un cuello de botella para el sistema de educación superior.
Desde 2005, como explica Duarte, todos los programas ofrecidos por las universidades deben contar con un registro calificado para poder operar. Antes de esa fecha, bastaba con un código emitido por el Icfes, sin necesidad de entregar documentación extensa ni programar visitas. “A partir de ese año”, señala Duarte, “el Ministerio legalizó todos los programas existentes y entregó, por primera vez, registros calificados con una vigencia de cinco años”.
En 2010 se llevó a cabo la primera renovación masiva de registros calificados. Ante la magnitud de la tarea, el Ministerio amplió su vigencia de cinco a siete años. Desde ese momento, Colombia ha enfrentado dos picos donde todos los programas debían renovar sus registros: uno en 2017 y otro en 2024. Para el primero, explica Anzola, rector de la UDCA, se utilizaron una serie de herramientas tecnológicas que aceleraron el trámite. Pero, después, advierte el rector, no se establecieron nuevas estrategias y se empezaron a represar los registros. El pico más reciente ha sido especialmente crítico, cuenta Duarte del Externado, pues el sistema no solo tuvo que procesar las renovaciones, sino también las solicitudes de nuevos programas. “Hoy, un año después, seguimos en proceso de renovación”, afirma.
Hoy, en el país, hay 16.866 programas activos, de los cuales 14.774 cuentan registro calificado y “cada pico implica procesar alrededor de 10.000 trámites de renovación”, detalla Duarte. En el caso de su universidad, el Externado, radicó el año pasado 82 renovaciones, de las cuales 51 todavía siguen pendientes de respuesta por parte del ministerio.
¿Por qué está sucediendo eso? ¿Cuál es el obstáculo que tiene represados esos registros? Uno de los problemas, en opinión de Cristian Gutiérrez Restrepo, director de Aseguramiento de la Calidad de la Universidad Católica de Manizales, es la prioridad que en el MEN les están dando a las renovaciones frente a los programas nuevos. “Si presentamos un programa nuevo, pero hay mil renovaciones en cola, no tendremos respuesta. Se prioriza lo que ya existe y debe continuar funcionando”, explica. Esta situación, considera Verónica Reina, Vicerrectora de Calidad de la Fundación Universitaria del Área Andina, se debe a que el sistema se desborda cada que hay un pico de renovación, pues “las solicitudes supera la capacidad del Ministerio”.
¿Un sistema obsoleto?
El procedimiento para obtener un registro calificado, en teoría, no es complejo. El representante legal de la institución de educación superior debe radicar un documento maestro en la plataforma del Sistema de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior (SACES). Luego, el Ministerio asigna a pares académicos para que visiten las universidades, un paso que solo es necesario para aquellas instituciones que no están acreditadas o para los programas de salud, y finalmente se emite una resolución, con la que ya pueden inscribir el programa en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior (SNIES) y comenzar a ofrecerlo.
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Ese proceso puede tardar entre seis meses y un año, y en muchos casos, incluso más. “Hemos tenido registros que se han demorado hasta dos años”, afirma Anzola, rector de la UDCA. En el caso de los programas de salud, en Área Andina han identificado que la espera puede ser igual de prolongada. El cuello de botella, explican, se presenta porque el Ministerio no tiene la capacidad de respuesta para agilizar estos tiempos cuando se presenta una demanda tan alta en solicitudes.
Durante ese tiempo, asegura Ricardo Moreno, viceministro de Educación Superior, las universidades mantienen comunicación con los diversos actores del sistema. Señala que ya se ha actualizado el software para que las instituciones puedan ver el estado de sus trámites, algo que, para Reina, del Área Andina, representa un avance significativo, pues, cuenta que antes solo se enteraban por comunicados y, mientras avanzaba el proceso, había incertidumbre total y un cortocircuito entre entidades, pues “mientras una pedía un documento, otra lo aprobaba sin coordinación”.
A pesar de este avance, desde ASCUN reconocen que las demoras persisten y señalan que las dificultades se centran en los tiempos de respuesta del Ministerio y en la cantidad de registros en lista de espera. Otra de las falencias que han identificado en Área Andina, complementa Reina, es que el proceso de radicación de papeles es lento y engorroso, pues, basados en su experiencia, pueden tardar hasta una semana cargando la documentación, porque el software no soporta toda la información que las universidades deben entregar. A toda esta situación también se le suma que hay pocas citas para las visitas y que solo están disponibles entre abril y noviembre.
Estas demoras, aclara el rector de la UDCA, no solo generan retrasos administrativos, sino que impactan la pertinencia de la oferta académica. Para entenderlo, lo explica así: un programa puede tardar seis meses en diseñarse. Después, se envía esa directriz en el documento central al Ministerio para que sea aprobado, lo que puede demorarse seis meses, un año o año y medio más. Entonces, el estudio de mercado queda desactualizado y todo este trabajo se pierde. En consecuencia, agrega Duarte del Externado, “los nuevos programas llegan tarde al mercado, haciendo obsoletos los estudios”.
Lo más preocupante, en opinión de Óscar Domínguez, director de ASCUN, es que estas demoras están obstaculizando una respuesta oportuna de la educación superior frente a las necesidades del mercado laboral y a la creciente demanda estudiantil.
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Desde el Ministerio, señala el viceministro Moreno, también han identificado que parte de los retrasos obedecen a fallas de las propias universidades. Entre ellas, menciona la radicación incorrecta de trámites, la entrega incompleta de documentación, la presentación de nuevas evidencias cuando el proceso ya está avanzado, o los tiempos requeridos por el Ministerio de Salud para evaluar la pertinencia de los programas nuevos en el área de la salud.
Estrategias para “destrabar” el sistema
Para hacer frente a esta situación, algunas universidades han optado por diversificar su oferta. En Área Andina, por ejemplo, están apostando por programas técnicos laborales, que no requieren aprobación del Ministerio, sino de las secretarias de educación de los municipios o departamentos donde ofrecen esos programas; por la educación continuada (programas de educación no formal, de corta o mediana duración, que no otorgan título, pero con los cuales se desarrollan y actualizan conocimientos) y por la acreditación internacional de programas. Estas iniciativas, comenta Reina, “no solo permiten diversificar, sino también garantizar calidad ante la lentitud del sistema”.
Desde el ministerio también se han implementado medidas. Una de ellas es el decreto 529 de abril de 2024, que permite a las universidades ofrecer programas desde el momento en que se emita la resolución, sin esperar el registro en el SNIES. Además, para el segundo semestre de 2025, se prevé un fortalecimiento de la gestión del proceso para evitar nuevas congestiones: ampliación de la planta de personal, contratación de personal de apoyo, implementación de una fiducia mercantil para pagar a los pares académicos, y la contratación de un operador para gestionar las visitas de verificación.
Actualmente, el Ministerio se ha comprometido a agilizar los 2.866 trámites que aún están represados. Desde las universidades, sin embargo, insisten en que se requiere una planificación a largo plazo. “Ya sabemos que estos picos van a llegar”, dice Domínguez, por eso, sugiere Duarte, “lo ideal es que haya un plan de contingencia para que el sistema no colapse nuevamente”.
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