Deficiencias en el Icetex

El Icetex es la entidad de la cual dependen 524.726 estudiantes (a diciembre de 2013) en Colombia para formarse. Muchos se refieren a él con gratitud y reconocen que fue el empuje financiero que necesitaban para conseguir sus títulos. La última encuesta del Centro Nacional de Consultoría indicaba un 87% de ‘popularidad’. Lo más común, sin embargo, parecen ser las quejas y los reclamos. Como si fuera regla general que quien aplica al Icetex, aplica también para una relación tormentosa de la que no es fácil salirse. La última auditoría de la Contraloría viene siendo una buena radiografía para entender los problemas y las fallas que han llevado a este organismo a tejer una compleja relación con los estudiantes que, a falta de plata, recurren a él.

Hace menos de tres meses ese organismo elaboró un documento final de 150 páginas en el que consignó un profundo análisis del trabajo que hace el Icetex, con base en información de 2012. Y la verdad es que nada bien le fue en su examen a ésta, la entidad creada por el Estado en 1960 para promover la educación superior. Las críticas de la Contraloría van desde la poca confiabilidad de las bases de datos —algo que afecta, principalmente, a los estudiantes—, pasan por presuntos favorecimientos a ciertos contratistas y concluyen en 44 hallazgos. No todos se tratan de irregularidades, pero, al menos, sí de procesos internos que, según el órgano de control, no marchan nada bien.

Información no muy fiable

La Contraloría advirtió que, a partir de este año, el Icetex debe comenzar a amortizar la deuda que adquirió con el Banco Mundial en 2008: $372 mil millones. Con ese dinero se han aumentado sobre todo los créditos de la línea Acces, que les permiten a los beneficiarios empezar a pagar sólo cuando hayan terminado sus estudios y les da prioridad a las personas de estratos 1, 2 y 3, así como a la población vulnerable. Pero, advierte el organismo de control, no se están exigiendo suficientes garantías para recuperar los préstamos o, más grave aún, los dineros que deberían ser para la gente con menos recursos podrían estar terminando en otras manos porque el Icetex se queda corto a la hora de validar la información de quienes aplican.

Las condonaciones por muerte, por invalidez o a fondos específicos, como el de las comunidades indígenas, también sufren de falta de verificación. La Contraloría señaló que se encontraron casos en que el Icetex otorgó condonaciones por fallecimientos sin tener a la mano el requisito mínimo y evidente que se exige en esas circunstancias: copia autenticada del acta de defunción del beneficiario. El Icetex argumenta que no las pide por “economía en las actuaciones administrativas”, que no es otra cosa que pedir los documentos estrictamente necesarios. Aseguró también que “todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos”. Para la Contraloría, sin embargo, esa “economía” sólo facilita los fraudes.

El sistema de control interno es, en términos generales, “deficiente”, según la Contraloría. Al punto de que no hay un sistema para verificar títulos académicos y actas de grado. Es decir, si alguien entrega un cartón falso, que el Icetex se dé cuenta es una posibilidad y no un hecho. Éste sostiene que se presume la buena fe, pero el organismo de control refutó que esa no era razón para incumplir sus obligaciones. El Icetex, de cualquier modo, aseveró que iba a empezar a implementar un mecanismo con las instituciones de educación superior para establecer la veracidad de los documentos recibidos. El lío es que cualquier plata que la entidad deja de recibir sin justa causa pone en riesgo su capacidad de financiar a futuros estudiantes.

Ese sistema de control deficiente podría ser también una explicación para los estudiantes que no se han entendido bien con la entidad. Es el caso de Mónica Jaimes, quien empezó a estudiar medicina en 2001, en la Universidad Autónoma de Bucaramanga, y se sirvió del Icetex durante la primera mitad de su carrera. “Tomé el préstamo con la condición de que, al terminar, empezaba a pagar. Pero cuando iba en quinto o sexto semestre me dieron una beca en la universidad y dejé de necesitar el Icetex. Y como la universidad dejó de reportar la necesidad de los préstamos, al año me llegó la primera cuenta. Terminé de pagar al llegar a mi año rural, o sea al graduarme”.

En manos de terceros

“Me prestaron $11 millones, poco menos de la mitad de mi carrera. Luego me acogí a un plan de alivio: pagaría $734.200 cada mes durante dos años, sin variación de cuota. Así empecé, sin ningún problema, hasta que al año, en la web desde donde yo imprimía los recibos de pago, empezó a salir un aviso de Paz y Salvo. Me vi imposibilitado para pagar durante al menos seis meses. Hablé con ellos, les mandé cartas, fui y no encontraban el error. Luego aparecía que yo debía más de $59 millones. La pelea entonces fue para que aclararan el saldo real de la deuda, así duré otros cuatro meses”, cuenta Pablo Otero, comunicador de la Universidad Autónoma de Occidente de Cali.

Según la Contraloría, es tan grave el desgaste administrativo que viene con el proceso de atención de quejas —que puede llevar a acciones de tutela por parte de usuarios que no consiguen que sus reclamos se resuelvan— como el peligro de que los beneficiarios sean reportados en centrales de riesgo sin que se sepa a ciencia cierta si son deudores morosos o no. Para el organismo de control, la calidad e integridad de las bases de datos no están garantizadas y, critica además, el programa C&CTEX, que soporta procesos como legalización de créditos, facturación o cartera, no le pertenece al Icetex sino que está registrado a nombre del contratista que lo maneja. Lo mismo ocurre con el contratista que maneja la Atención al Cliente.

La Contraloría indica que tercerizar esos servicios no sólo genera más costos para el Icetex, sino que deja en evidencia que esta institución, aunque tiene acceso a la información, no la administra, monitorea ni controla “pese a que se trata del macroproceso misional de Gestión del Servicio y Atención al Cliente, el cual se puede considerar como el más importante de la entidad”. El Icetex, sin embargo, rechazó tal señalamiento, aseguró que sí cuenta con sistemas de información integrados, que tiene diferentes aplicativos para gestionar y controlar los datos, y que toda la información que manejan los contratistas son mantenidos y están a cargo de la entidad.

El organismo de control, no obstante, reconoce que desde 2005 el Icetex ha venido haciendo esfuerzos notables por mejorar su sistema de información. En los últimos ocho años se han invertido $5.093 millones con el fin de que toda la información que aparezca de los beneficiarios en el sistema corresponda fidedignamente con los pagos y acuerdos que han hecho, para que así nadie sea reportado en centrales de riesgo injustamente. Según le dijo Fernando Rodríguez —presidente del Icetex— a Vanguardia Liberal hace unas semanas, no se puede hablar de un sistema de información deficiente si se tiene en cuenta que la entidad maneja más de 524 mil usuarios.

El 93,8% de los activos del Icetex dependen de una sola cosa: la cartera de créditos, que asciende a $2.683.714 millones. Sin embargo, señala la Contraloría, los operadores de cobranza no manejan la información de forma estandarizada ni la entidad ha establecido criterios claros para el reporte de la información. Pero, más grave aún, el organismo de control asegura que en 2012 el pliego de condiciones para asignar un contrato relacionado con la administración de la cartera fue modificado y que esos cambios “propiciaron el favorecimiento en la adjudicación del contrato a uno de los contratistas”. El Icetex rechazó que ese proceso de selección se hubiera direccionado. La Contraloría, no obstante, señaló que el hallazgo era tan serio, que valdría la pena investigarlo disciplinariamente.

De acuerdo con la Contraloría, el Icetex marcha bien en cuanto al cumplimiento y avance de sus planes de acción, enfocados en cuatro estrategias: impacto social, gestión financiera, procesos internos, aprendizaje y crecimiento. Aun así, teniendo en cuenta que se establecieron 44 hallazgos administrativos, 17 de ellos con “presunto alcance disciplinario” —que incluyen asuntos de contratación y de tercerización de servicios—, la Contraloría le pidió un Plan de Mejoramiento con base en esos hallazgos. El organismo de control advirtió que ese documento será insumo para la próxima auditoría.

dduran@elespectador.com

@dicaduran

El Icetex es la entidad de la cual dependen 524.726 estudiantes (a diciembre de 2013) en Colombia para formarse. Muchos se refieren a él con gratitud y reconocen que fue el empuje financiero que necesitaban para conseguir sus títulos. La última encuesta del Centro Nacional de Consultoría indicaba un 87% de ‘popularidad’. Lo más común, sin embargo, parecen ser las quejas y los reclamos. Como si fuera regla general que quien aplica al Icetex, aplica también para una relación tormentosa de la que no es fácil salirse. La última auditoría de la Contraloría viene siendo una buena radiografía para entender los problemas y las fallas que han llevado a este organismo a tejer una compleja relación con los estudiantes que, a falta de plata, recurren a él.

Hace menos de tres meses ese organismo elaboró un documento final de 150 páginas en el que consignó un profundo análisis del trabajo que hace el Icetex, con base en información de 2012. Y la verdad es que nada bien le fue en su examen a ésta, la entidad creada por el Estado en 1960 para promover la educación superior. Las críticas de la Contraloría van desde la poca confiabilidad de las bases de datos —algo que afecta, principalmente, a los estudiantes—, pasan por presuntos favorecimientos a ciertos contratistas y concluyen en 44 hallazgos. No todos se tratan de irregularidades, pero, al menos, sí de procesos internos que, según el órgano de control, no marchan nada bien.

Información no muy fiable

La Contraloría advirtió que, a partir de este año, el Icetex debe comenzar a amortizar la deuda que adquirió con el Banco Mundial en 2008: $372 mil millones. Con ese dinero se han aumentado sobre todo los créditos de la línea Acces, que les permiten a los beneficiarios empezar a pagar sólo cuando hayan terminado sus estudios y les da prioridad a las personas de estratos 1, 2 y 3, así como a la población vulnerable. Pero, advierte el organismo de control, no se están exigiendo suficientes garantías para recuperar los préstamos o, más grave aún, los dineros que deberían ser para la gente con menos recursos podrían estar terminando en otras manos porque el Icetex se queda corto a la hora de validar la información de quienes aplican.

Las condonaciones por muerte, por invalidez o a fondos específicos, como el de las comunidades indígenas, también sufren de falta de verificación. La Contraloría señaló que se encontraron casos en que el Icetex otorgó condonaciones por fallecimientos sin tener a la mano el requisito mínimo y evidente que se exige en esas circunstancias: copia autenticada del acta de defunción del beneficiario. El Icetex argumenta que no las pide por “economía en las actuaciones administrativas”, que no es otra cosa que pedir los documentos estrictamente necesarios. Aseguró también que “todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos”. Para la Contraloría, sin embargo, esa “economía” sólo facilita los fraudes.

El sistema de control interno es, en términos generales, “deficiente”, según la Contraloría. Al punto de que no hay un sistema para verificar títulos académicos y actas de grado. Es decir, si alguien entrega un cartón falso, que el Icetex se dé cuenta es una posibilidad y no un hecho. Éste sostiene que se presume la buena fe, pero el organismo de control refutó que esa no era razón para incumplir sus obligaciones. El Icetex, de cualquier modo, aseveró que iba a empezar a implementar un mecanismo con las instituciones de educación superior para establecer la veracidad de los documentos recibidos. El lío es que cualquier plata que la entidad deja de recibir sin justa causa pone en riesgo su capacidad de financiar a futuros estudiantes.

Ese sistema de control deficiente podría ser también una explicación para los estudiantes que no se han entendido bien con la entidad. Es el caso de Mónica Jaimes, quien empezó a estudiar medicina en 2001, en la Universidad Autónoma de Bucaramanga, y se sirvió del Icetex durante la primera mitad de su carrera. “Tomé el préstamo con la condición de que, al terminar, empezaba a pagar. Pero cuando iba en quinto o sexto semestre me dieron una beca en la universidad y dejé de necesitar el Icetex. Y como la universidad dejó de reportar la necesidad de los préstamos, al año me llegó la primera cuenta. Terminé de pagar al llegar a mi año rural, o sea al graduarme”.

En manos de terceros

“Me prestaron $11 millones, poco menos de la mitad de mi carrera. Luego me acogí a un plan de alivio: pagaría $734.200 cada mes durante dos años, sin variación de cuota. Así empecé, sin ningún problema, hasta que al año, en la web desde donde yo imprimía los recibos de pago, empezó a salir un aviso de Paz y Salvo. Me vi imposibilitado para pagar durante al menos seis meses. Hablé con ellos, les mandé cartas, fui y no encontraban el error. Luego aparecía que yo debía más de $59 millones. La pelea entonces fue para que aclararan el saldo real de la deuda, así duré otros cuatro meses”, cuenta Pablo Otero, comunicador de la Universidad Autónoma de Occidente de Cali.

Según la Contraloría, es tan grave el desgaste administrativo que viene con el proceso de atención de quejas —que puede llevar a acciones de tutela por parte de usuarios que no consiguen que sus reclamos se resuelvan— como el peligro de que los beneficiarios sean reportados en centrales de riesgo sin que se sepa a ciencia cierta si son deudores morosos o no. Para el organismo de control, la calidad e integridad de las bases de datos no están garantizadas y, critica además, el programa C&CTEX, que soporta procesos como legalización de créditos, facturación o cartera, no le pertenece al Icetex sino que está registrado a nombre del contratista que lo maneja. Lo mismo ocurre con el contratista que maneja la Atención al Cliente.

La Contraloría indica que tercerizar esos servicios no sólo genera más costos para el Icetex, sino que deja en evidencia que esta institución, aunque tiene acceso a la información, no la administra, monitorea ni controla “pese a que se trata del macroproceso misional de Gestión del Servicio y Atención al Cliente, el cual se puede considerar como el más importante de la entidad”. El Icetex, sin embargo, rechazó tal señalamiento, aseguró que sí cuenta con sistemas de información integrados, que tiene diferentes aplicativos para gestionar y controlar los datos, y que toda la información que manejan los contratistas son mantenidos y están a cargo de la entidad.

El organismo de control, no obstante, reconoce que desde 2005 el Icetex ha venido haciendo esfuerzos notables por mejorar su sistema de información. En los últimos ocho años se han invertido $5.093 millones con el fin de que toda la información que aparezca de los beneficiarios en el sistema corresponda fidedignamente con los pagos y acuerdos que han hecho, para que así nadie sea reportado en centrales de riesgo injustamente. Según le dijo Fernando Rodríguez —presidente del Icetex— a Vanguardia Liberal hace unas semanas, no se puede hablar de un sistema de información deficiente si se tiene en cuenta que la entidad maneja más de 524 mil usuarios.

El 93,8% de los activos del Icetex dependen de una sola cosa: la cartera de créditos, que asciende a $2.683.714 millones. Sin embargo, señala la Contraloría, los operadores de cobranza no manejan la información de forma estandarizada ni la entidad ha establecido criterios claros para el reporte de la información. Pero, más grave aún, el organismo de control asegura que en 2012 el pliego de condiciones para asignar un contrato relacionado con la administración de la cartera fue modificado y que esos cambios “propiciaron el favorecimiento en la adjudicación del contrato a uno de los contratistas”. El Icetex rechazó que ese proceso de selección se hubiera direccionado. La Contraloría, no obstante, señaló que el hallazgo era tan serio, que valdría la pena investigarlo disciplinariamente.

De acuerdo con la Contraloría, el Icetex marcha bien en cuanto al cumplimiento y avance de sus planes de acción, enfocados en cuatro estrategias: impacto social, gestión financiera, procesos internos, aprendizaje y crecimiento. Aun así, teniendo en cuenta que se establecieron 44 hallazgos administrativos, 17 de ellos con “presunto alcance disciplinario” —que incluyen asuntos de contratación y de tercerización de servicios—, la Contraloría le pidió un Plan de Mejoramiento con base en esos hallazgos. El organismo de control advirtió que ese documento será insumo para la próxima auditoría.

dduran@elespectador.com

@dicaduran