¿Qué reflexión debe hacerse sobre el funcionamiento de la Rama Judicial en los meses de cuarentena?
La Rama Judicial tuvo una reacción oportuna ante la crisis presentada con ocasión del coronavirus Covid-19 y logró establecer una operación transitoria que permitió muy rápidamente, proteger la salud de los servidores públicos, abogados y usuarios de la justicia, y al tiempo mantener en funcionamiento los procesos judiciales relacionados con los derechos fundamentales y la libertad de las personas y otros que gradualmente se fueron activando, utilizando y potencializando las herramientas electrónicas con que ya se contaba pero, además, desarrollando otras para atender la coyuntura; en medio de una pandemia que ha paralizado al país y al mundo entero, los ciudadanos que necesitan una atención urgente de la justicia colombiana la han recibido.
¿Qué hace falta todavía por corregir?
Más que corregir, se trata de continuar trabajando en implementar en la Rama Judicial soluciones electrónicas estructurales de apoyo a la gestión judicial. Estos son proyectos de largo aliento que requieren tiempo no sólo para su implementación sino para su maduración y apropiación dentro de una organización tan grande y dispersa geográficamente como la Rama Judicial.
¿Qué elementos son positivos para destacar?
Como las crisis también generan oportunidades, es importante destacar que la actual coyuntura ha ayudado a generar consenso sobre la necesidad de implementar los proyectos tecnológicos que deben apoyar la labor judicial, lo que sin duda va a ser fundamental para superar la resistencia al cambio que este tipo de proyectos siempre generan. También ha sido positivo que las herramientas con que ya contaba la Rama Judicial se han aprovechado al máximo lo cual genera un acercamiento con los entornos digitales que favorecerá la transición digital que tendremos en los próximos años.
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En materia penal, los abogados han puesto de presente hechos como que se hacen juicios virtuales en donde testifican de forma virtual personas incluso desde taxis. ¿Por qué es posible una situación como estas?
De la virtualidad estamos aprendiendo todos, los jueces, empleados, abogados y los ciudadanos. En la vida diaria, la virtualidad precisamente amplía la posibilidad de hacer las cosas remotamente, desde donde la persona se encuentre, y esto hace parte de aceptar las diferencias prácticas de la virtualidad y el uso de la tecnología, en principio con los mismos efectos y validez jurídica para el proceso, que es lo que se ha denominado la equivalencia funcional. Ahora bien, en el marco del desarrollo de los procesos o los juicios penales, es posible que la virtualidad exija también el cumplimiento de unos estándares o reglas mínimas para el cumplimiento de los fines del proceso. Por ejemplo, la Fiscalía y los defensores tienen deberes de coordinación con los testigos de cargo o de descargo, al igual que el juez tiene deberes de dirección del proceso y de las audiencias, todo lo cual se irá depurando a lo largo de este aprendizaje, con apoyo del desarrollo normativo y jurisprudencial que se siga construyendo sobre el tema.
Mas allá que la Corte Suprema haya avalado la realización de juicios virtuales, ¿cómo evitar que esto acabe con la majestad de la justicia?
En efecto, la Corte Suprema de Justicia ha respaldado la utilización de los medios tecnológicos para la realización de audiencias de juicio oral pues encuentra que el correcto funcionamiento de las herramientas permite asegurar las garantías para las partes dentro de los procesos judiciales. Ahora, la majestad de la justicia en el fondo debe ser un concepto asociado con su autonomía e independencia, con el respeto de los derechos y las garantías procesales y el apego al ordenamiento jurídico en la solución de los conflictos. Bajo ese entendido, la virtualidad, por sí sola, no atenta contra dicha majestad. Más allá de esto, por supuesto que hay símbolos tradicionales asociados al juez, al proceso y, en general a la administración de justicia; pero los símbolos y manifestaciones, en todo caso, se transforman en función de los cambios sociales y culturales, dentro de los cuales la modernización digital empezará a dejar su huella.
Los abogados aseguran que en los juicios orales se deslegitima el proceso de defensa, ¿qué hacer?
Es importante insistir en que la virtualidad y la gestión procesal electrónica, por sí sola, no deslegitima ni vulnera garantías procesales como el derecho de defensa, aunque al igual que en un proceso predominantemente presencial y con soportes físicos, se podrían presentar este tipo de afectaciones procesales; en uno y otro caso siguen existiendo todos los mecanismos legales para revisar las actuaciones y decisiones. El tema -reitero- es de voluntad y de aprendizaje constructivo entre todos los actores del sistema de justicia, lo que por supuesto incluye, no solo a los jueces, sino a los abogados, apoderados o defensores.
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-También hay quejas sobre los traslados de información de los procesos penales dado el volumen de la información y acceso a las carpetas. ¿Qué hacer para que la virtualidad no afecte la correcta administración de justicia?
El acceso y disponibilidad de la información es un asunto no solamente ligado a los asuntos penales. Por nuestra parte, pusimos en marcha un plan de digitalización de expedientes judiciales de procesos activos y en gestión en la Rama Judicial y, uno de sus objetivos precisamente es acercar virtualmente el expediente judicial al juez y a las partes. Igualmente, el Consejo Superior de la Judicatura próximamente emitirá lineamientos a los despachos judiciales para la gestión electrónica de los expedientes, con lo cual se impulsará el cumplimiento de estándares mínimos para la conformación e integridad de la información asociada a cada expediente. Sabemos que en materia penal pueden existir particularidades asociadas al volumen de la información que sirve de prueba y de la cual debe garantizarse el traslado durante la audiencia, lo cual en efecto, desde el punto de vista tecnológico encuentra formas de irse optimizando y en lo cual se está trabajando.
¿Qué hacer ante los problemas de conectividad?
Las dificultades de conectividad no son un asunto de responsabilidad exclusiva de la Rama Judicial. La Rama provee los servicios de redes e internet en la organización, pero supeditados también a factores externos como la infraestructura y cobertura de internet a nivel territorial. Todos conocemos el reto que viene asumiendo el Gobierno Nacional, a través del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, frente a la ampliación de la cobertura a todos los municipios del país, por ejemplo, a través del Plan Nacional de Conectividad Rural o el Proyecto Nacional de Conectividad de Alta Velocidad. En todo caso, es claro que el acceso a la justicia debe prevalecer y, por ende, cuando haya imposibilidad de uso de los medios tecnológicos, la atención y el servicio deberá prestarse de forma presencial. La diferencia en las actuales circunstancias es que esto dejó de ser la regla para convertirse en la excepción.
Otro punto sobre en el que hay dudas tiene que ver con el funcionamiento virtual de las audiencias. ¿Habrá funcionamiento por horarios y juzgados? ¿O vía libre a 24 horas de audiencias?
Los horarios laborales se mantienen y dentro de ellos se dispondrá la realización de las audiencias por parte de los juzgados, independientemente del mecanismo a través del cual se lleven a cabo, por supuesto salvo los casos de atención continua de disponibilidad como ocurre con el control de garantías. Pero además hay algunos otros temas asociados al funcionamiento virtual de la justicia, como por ejemplo establecer los horarios válidos para la entrega de información, la radicación de documentos o el conteo de los términos con efectos procesales, todo lo cual se terminará de depurar a partir de la regulación y la jurisprudencia.
Hay jueces que han abierto cuentas de Facebook, Instagram y Twitter para mantener informados a sus usuarios. Y hasta habilitan canales de Whatsapp. Son iniciativas loables que revelan al mismo tiempo precariedad de una estrategia integral de digitalización de la justicia, ¿los jueces son ruedas sueltas en esta materia o la Judicatura tiene una estrategia al respecto?
Creo que son iniciativas valiosas que muestran liderazgo de los funcionarios judiciales y tienen un efecto muy importante que acerca la justicia a sus usuarios lo cual es un propósito fundamental para un sistema de justicia. Todas esas iniciativas deben finalmente converger en las herramientas universales de apoyo a la gestión judicial y en la práctica cotidiana están contribuyendo a allanar el camino que nos está llevando del papel a las plataformas tecnológicas.
Otra problemática es la vulneración al principio de publicidada porque pocos procesos son abiertos al públic y a los medios de comunicación, ¿qué están haciendo al respecto?
La realización de las audiencias por medios virtuales no cambia las reglas sobre la publicidad de las audiencias. Si existe interés en presenciar una audiencia, a través de las direcciones seccionales se hace esta manifestación para que el juez que dirige la audiencia autorice el acceso a la plataforma de video conferencia y poder presenciar su desarrollo.
-¿Qué estrategias se han a desarrollado en este tiempo y qué implicaciones han tenido a nivel de personal, dinero e infraestructura?
En la actual coyuntura se han impulsado las siguientes iniciativas utilizando los recursos disponibles que tiene la Rama Judicial en materia informática. Un aplicativo para el envío de tutela y hábeas corpus a nivel nacional que salió en producción a nivel nacional desde el 1º de julio y otro más para el envío de demandas en la Seccional Bogotá. La Rama Judicial implementó un aplicativo de firma electrónica de documentos, basada en credenciales de usuario y contraseñas y con un módulo de validación. Y se hizo un fortalecimiento del servicio de correo electrónico institucional masivo para todos los despachos, dependencias y funcionarios judiciales como canal de envío y recepción válido y con garantía de autenticidad para el envío de mensajes de datos.
También se puso en marcha un plan de digitalización de expedientes judiciales, con el fin de digitalizar expedientes priorizados activos y en gestión, lo cual busca acercar el expediente al juez y a las partes y disminuir la presencialidad en sedes para la consulta de procesos. La primera fase se hace a través de recursos internos de la Rama y la segunda fase espera contar con inversión de expertos en gestión documental. Se crearon protocolos de digitalización y gestión documental electrónica durante la emergencia y servicios de audiencias virtuales a nivel nacional, a través de distintas plataformas.
¿Cómo funciona la firma electrónica?
Es un mecanismo tecnológico para identificar al autor de un mensaje o de un documento. Antes de esta emergencia, la Rama Judicial ya tenía adoptados algunos mecanismos de firma en varios de sus sistemas y aplicaciones. Por ejemplo, en relación con el correo electrónico institucional que, a partir del Decreto 806 de 2020 y los acuerdos del Consejo Superior de la Judicatura, se ha convertido en uno de los canales de mensajes de datos por excelencia, la Rama Judicial ya contaba con la plataforma de Microsoft, la cual permite el envío de mensajes con la incorporación de firma o antefirma del funcionario que remite y, la autenticidad de esta firma se encuentra amparada en las credenciales (usuarios y contraseñas) asociadas al titular de ese correo como servidor de la Rama Judicial.
Ahora, producto de la emergencia, como medida de contingencia y con el fin de impulsar el trabajo remoto por parte de nuestros funcionarios, el Consejo Superior de la Judicatura implementó desde finales de junio, un aplicativo institucional de firma electrónica que posibilita firmar cualquier tipo de documento (judicial o administrativo) y permite validar la autenticidad e integridad de éste a través de un módulo dispuesto para ello. En todo caso, debemos transitar hacia un estándar unificado en la Rama Judicial sobre este tema y continuar evolucionando en el marco del proceso integral y estructural de transformación digital.
Un punto clave es la seguridad de los expedientes. ¿Cómo se protegen y se evita la corrupción, filtración, suplantación?
El Consejo Superior de la Judicatura ha venido fortaleciendo herramientas y mecanismos de seguridad y auditoría a sus sistemas de información para contrarrestar y tener capacidad de respuesta frente a incidentes o ataques que pueden afectar la información en la Rama Judicial. Por su parte, el cumplimiento de estándares en el manejo documental es también clave para asegurar la integridad y no modificación de la información, para lo cual el plan de digitalización y el protocolo de manejo documental de expedientes, a los que me referí antes, ayudarán a ese propósito de administrar la información en condiciones de integridad, seguridad y disponibilidad.
En el primer día de entrada en funcionamiento de la justicia, el pasado miércoles, la Rama Judicial colapsó. ¿Qué se tiene previsto para evitar que esto no suceda?
Aunque el 1º de julio, día que se levantó la suspensión de términos, hubo alguna intermitencia en nuestras plataformas, lo cierto es que no se presentó un colapso como lo muestran las cifras: a nivel nacional, se presentaron 5.498 demandas y 1.297 tutelas. Como es natural, hubo un exceso de tráfico que generó una navegación más lenta, pero al final el resultado es positivo. Incluso los sistemas de información más robustos pueden fallar ante incrementos tan importantes en su uso y vamos a seguir trabajando para que esas incidencias se reduzcan al mínimo y facilitar, en esta nueva fase de la contingencia, la realización de los trámites ante los despachos judiciales.
¿Cómo se interpondrán ahora demandas, tutelas, habeas corpus y otras acciones?
Teniendo en consideración que debe privilegiarse el uso de medios electrónicos y que las sedes judiciales no brindarán atención presencial al público, se dispuso de canales electrónicos para la presentación de estos documentos de la siguiente manera:
- Tutelas y habeas corpus en la dirección de internet: https://procesojudicial.ramajudicial.gov.co/TutelaEnLinea
- Demandas: los consejos seccionales de la judicatura en coordinación con las direcciones seccionales han definido en su jurisdicción los canales e instrumentos para recibir las demandas. Esta información se puede consultar en cada seccional y en el micrositio Medidas Covid-19 en la página Web de la Rama Judicial; la dirección electrónica en donde se registra esta información es: https://www.ramajudicial.gov.co/web/medidas-covid19/atencion-al-usuario-por-medio-electronicos
¿Qué pasa si un juez o empleado de la Rama Judicial llega a dar positivo de COVID-19? ¿Cuál es el procedimiento?
Acorde con los protocolos que se han dictado, cuando un servidor judicial es diagnosticado con COVID-19 desde el área de Seguridad y Salud en el Trabajo se realiza el cerco epidemiológico para determinar con qué personas tuvo contacto y aislarlos preventivamente. Adicionalmente, se informa de esta novedad a la ARL para el seguimiento respectivo.
