La actualidad de la industria de eventos empresariales en Colombia

Es bien sabido que la industria de eventos empresariales en Colombia está en auge. De hecho, según el último ranking de la Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA), en 2017 el país ocupó el lugar 32 entre 168 naciones del mundo y el sexto en Latinoamérica en cantidad de reuniones organizadas, consolidándose como uno de los jugadores más atractivos del sector.

Los motivos son varios, según explica Martha Lucía Cruz, líder de ventas de productos y servicios de Compensar; uno de los principales organizadores de eventos del país. “Colombia es muy atractiva para este tipo de eventos por conectar fácilmente a Latinoamérica, Centroamérica y Norteamérica; además la estabilización del petróleo, procesos de largo aliento como la paz y nuestros valores culturales y naturales nos convierten en un destino interesante”.

Sin embargo, esto no significa que la industria no tenga retos; todo lo contrario. Este año, por ejemplo, se vio una relativa quietud, según Cruz, por el proceso electoral. “Hubo una tendencia a detener la actividad a lo largo del primer semestre durante las elecciones. En cambio, hemos visto que en el segundo se ha concentrado mucho la operación”. Eso sin contar temas de asesoría, espacios, tecnología y nuevos servicios, donde los clientes esperan lo último en tendencias e innovación.

Pero ser un segmento “permanentemente retado”, como dice la líder, no es obstáculo suficiente. Asegura que no son pocas las empresas que, dentro de sus planes estratégicos de mercadeo y de gestión humana, ya comenzaron a planear los lanzamientos, capacitaciones y hasta asambleas para el próximo año. “Quienes estamos en el negocio de los eventos ya comenzamos a recibir llamadas o hemos buscado a nuestros clientes para planear”; después de todo, es mucho lo que hay que pensar a la hora de organizar un evento. Por eso es importante contar con un organizador que asesore y acompañe desde el primer hasta el último paso; un servicio integral es lo ideal.

En este orden de ideas, es recomendable buscar organizadores que de preferencia estén certificados con la norma ISO 9001, pues garantiza estándares de calidad internacional “y una excelente experiencia a nivel de infraestructura, tecnología y mantenimiento, así como la presencia de un equipo de operación con alta capacidad de servicio y conocimiento técnico”. El cumplimiento de esta regulación es un factor importante a la hora de escalar posiciones en el ranking de la ICCA.

Desde allí, agrega Cruz, hay que saber que lo más importante es el escenario, pues hay un lugar para cada tipo de evento. “Es muy importante que las empresas que van a hacer eventos sepan con quién están contratando esos servicios y que se aseguren de que cumpla con todas las normas de seguridad necesarias en caso de emergencia”, afirma la experta. Desde allí, confirmar que tenga las características físicas necesarias para atender al número de asistentes esperado y el músculo tecnológico para desarrollar un evento fluido, moderno, que cumpla las expectativas y sorprenda al público.

“En este sentido, pienso que Compensar llena todas las casillas. Nuestra actividad ha sido muy progresista y en materia de tecnología siempre estamos trabajando para anticiparnos a las tendencias”. Cosa que no se demuestra con palabras sino con hechos; por ejemplo, la existencia de servicios ya acostumbrados, como la grabación y edición de videos, para quienes quieren conservar memorias del evento, y la transmisión vía streaming, que llega a más personas que las que un escenario puede recibir; hasta otros más especializados como plataformas de inscripción en línea con tiquetes electrónicos, para evitar las largas filas de ingreso, y softwares para agendar reuniones antes del inicio de una rueda de negocios, de forma que el proceso es más eficiente para todos.

La caja de compensación tiene, incluso, metodologías para medir la huella de carbono en el evento. “La empresa nos cuenta el número de personas que asistirán, calculamos cuánto y cómo se consume y ofrecemos métodos de cómo hacer luego su compensación por el consumo que se hace”. Si es necesario, Compensar hace el acompañamiento hasta la siembra de árboles, por ejemplo. Ahora la organización le apuesta a sistemas de reconocimiento biométrico para el ingreso y una aplicación para reservar sus espacios de eventos.

Todo esto, aclara la líder, es producto de la plataforma de bienestar de Compensar, compuesta por un número creciente de aliados. “No podemos ser expertos en todo, pero podemos trabajar de la mano de los expertos para ampliar nuestros servicios y ofrecer lo mejor en calidad”, agrega, refiriéndose a la red de empresas que ha construido la caja a lo largo de 40 años de historia, compuesta por asociados de todo tipo como proveedores de sonido, pisos, carpas, molduras, personas de servicio logístico, artistas y presentadores.

“Nosotros vamos hasta donde el cliente nos permita en procura de que su evento vaya bien”, concluye Cruz. Es eso precisamente lo que se debe buscar a la hora de organizar un evento, sea para generar fidelización de clientes, lograr nuevos negocios o generar sentido de pertenencia y productividad entre los empleados. Un aliado que asegure estos objetivos es, usualmente, alguien con experiencia y que genera confianza.

La certificación del cumplimiento con la norma ISO 9001 es un factor que atrae con fuerza a empresas internacionales que quieren organizar eventos en Colombia.

“Prevemos un 2019 muy bueno. La industria de eventos favorece a muchas unidades de negocio inmersas en todo lo que tiene que ver con video, tecnología, logística, creatividad y comunicaciones”.

Martha Lucía Cruz, líder de ventas de productos y servicios de Compensar

“Tenemos proveedores externos que han hecho una relación de largo aliento con Compensar. Nos permiten ofrecer servicios variados, de óptima calidad, de forma que cuando el cliente está con ellos, siente que está directamente con nosotros”.

84.784 personas se estima que participaron en eventos empresariales internacionales, según cifras del ICCA. La misma entidad registra 142 eventos en el país en 2017.