Presidentes de Cortes y JEP revelan los principales retos enfrentados en la pandemia

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Los presidentes de las Altas Cortes señalaron en un foro organizado por Ámbito Jurídico los principales retos que han tenido que enfrentar para adecuar la justicia a la virtualidad en la pandemia. Primeras salas por WhatsApp, reformas de reglamentos, horarios imposibles, ahorros millonarios en traslado de expedientes de tutela y compra de escáneres son algunos de los elmentos mencionados. Retos y deudas.

La pandemia obligó a millones de colombianos a aislarse preventivamente en sus casas de un día para otro en marzo pasado y, con ello, hubo un desajuste apenas lógico de los procedimientos judiciales en el país. Lo que en un principio implicó cerrar las puertas al público y empezar a experimentar la virtualidad en asuntos inaplazables como tutelas y solicitudes de libertades, tiene ya seis meses en marcha con múltiples avances en todas las jurisdicciones. En foro organizado por Ámbito Jurídico, los presidentes de las Altas Cortes confesaron algunos de los inconvenientes que han tenido que afrontar pasando de hacer salas por WhatsApp a lograr implementar el voto electrónico secreto y ahorrar al menos $11.000 millones a la Rama Judicial en traslado de expedientes de tutela.

Consejo Superior de la Judicatura: una carrera

La presidenta del Consejo Superior de la Judicatura, magistrada Diana Remolina, indicó que la suspensión de términos que aplicó de manera general hasta el primero de julio permitió ir ampliando procesos a los que se permitieron desde el comienzo y delegar a cada seccional la decisión de dar apertura a las sedes locales. Y destacó que si bien la Rama Judicial venía trabajando para ampliar la plataforma tecnológica, la pandemia los obligó a hacer un esfuerzo mayor.

“Ya existían RP1, Lifesize y Teams, que resultaron muy útiles en control de garantías que no tuvo nunca suspensión de términos. El aumento de audiencias virtuales ha sido notable. En 2019 se hicieron 23.000, mientras que entre marzo y agosto ya llevamos más de 100.000 en RP1 y Lifesize y más de 200.000 en Teams, incluyendo reuniones laborales", dijo.

Remolina dijo que se impulsó la actualización de correos electrónicos de todos los abogados registrados, lo cual no ha avanzado con la velocidad deseada, indicó que el sistema de consulta de procesos unificada avanza en un 65 %, señalando que cerca de 2.600 despachos judiciales todavía no manejan tecnología web para hacer la actualización procesal. “El Consejo ha establecido el acceso remoto a los equipos bajo parámetros de seguridad. Cada despacho tiene un micro sitio para comunicar traslados, avisos, etc.”, dijo Remolina al explicar que hoy hay 6.321 micrositios habilitados.

Además, dijo que se avanzó en el portal transaccional de depósitos judiciales para temas de cuotas de alimentos para más de 4.000 despachos. Y señaló que se está trabajando en crear canales más unificados para evitar pérdida de información, por lo que se creó un aplicativo para recibir tutelas y habeas corpus en línea que funciona en todo el país. “Hemos recibido más de 60.000 tutelas. Creamos un aplicativo para demandas en línea para especializadas civil, familia, laboral y lo contencioso administrativo que está funcionando desde el primero de julio y hemos recibido más de 36.000 demandas solo en Bogotá", dijo la magistrada Remolina.

La magistrada señaló que se creó un aplicativo de firma electrónica que permite a los usuarios del servicio de justicia para validad la autenticidad de las firmas que encuentran en los documentos que reciben, y anunció que está en proceso de reforma. Sobre la digitalización, la jurista dijo que se aprobó un plan nacional en dos fases, así como la compra de 2.600 escáneres por $15.000 para despachos en todo el país. A esto sigue un proceso ya contratado con expertos en gestión documental que espera iniciar a finales de 2020 por valor de $11.000 millones y que está previsto que termine en 2022.

De otro lado, Remolina resaltó que la pandemia ha implicado que los servidores tengan horarios más complicados ya que cada persona tiene que encargarse de las labores de la casa, cuidar niños debido a que no hay colegios presenciales o personas mayores, lo que implica una carga extra no contemplada. Por esa razón se dio traslado a un formato para que los servidores plasmen allí estos asuntos, “con el fin que las circunstancias de los servidores judiciales fueran tenidas en cuenta por los jefes a la hora de acordar sus responsabilidades laborales". “Los horarios de la Rama Judicial cambiaron. Las personas están trabajando de noche porque de día tienen que cuidar niños. Eso implica un diálogo nuevo”, señaló Remolina.

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Corte Constitucional: remisión de tutelas electrónicas

El presidente de la Corte Constitucional, Alberto Rojas Ríos, reveló que en medio de la pandemia se puso en marcha un cambio en la remisión de expedientes de tutela de todo el país a la Corte que venía funcionando como un piloto desde 2017. “Queríamos dejar atrás el deprimente espectáculo de expedientes en cajas de cartón que llegaban en camiones a la Corte. En un trabajo articulado con el Consejo Superior de la Judicatura adoptamos los medios tecnológicos para que a partir del 31 de julio pasado la remisión fuera virtual. En mes y medio se remitieron 55.000 tutelas (casi 10 veces las recibidas en 2 años y medio del piloto). Con esto, se ahorrarán $11.000 millones al año en el servicio de correo físico y $50 millones en bolsas plásticas”, dijo.

“No ha sido un camino fácil debido a la ausencia del expediente electrónico, un camino que tomaría 16 años, las divergencias en los procesos de gestión documental de los despachos, las asimetrías en las condiciones tecnológicas y al remanente de expedientes en el papel”, señaló el magistrado Rojas. El presidente de la Corte Constitucional destacó igualmente la puesta en marcha de Pretoria, un sistema inteligente que los apoyará para el proceso de selección de tuteles, idea que inició en 2018 cuando se estaban recibiendo cada día 2.700 expedientes. “Pretoria apoyará en la búsqueda de asuntos emblemáticos a través de palabras claves, en la categorización de las sentencias y en la generación automática de estadísticas. No es un juez robot, sino que amplía capacidades de observación”, dijo.

Rojas indicó que luego de reformar su reglamento interno para poder sesionar de manera virtual en marzo pasado, la Corte no ha parado de trabajar, ha expedido 571 fallos desde entonces y se ha dedicado especialmente a hacer el control de más de 100 decretos expedidos por el Gobierno Nacional en el marco del Estado de Emergencia por el COVID-19. “El 8 % de los decretos examinados han sido declarados inexequibles y el 38 % parcial o condicionalmente exequibles”, señaló. Rojas dijo que desde 2017 la Corte está en un proceso de modernización en el que ya había un expediente judicial construido, lo que permitió funcionar al alto tribunal normalmente desde las casas y recibir intervenciones ciudadanas en estos procesos.

Corte Suprema: voto electrónico secreto y adiós al papel

El vicepresidente de la Corte Suprema de Justicia, magistrado Luis Antonio Hernández, destacó que, a pesar de haber ordenado el cierre inmediato de las instalaciones físicas, el alto tribunal no ha parado de trabajar, tanto en sus salas especializadas como en la Sala Plena. “Ya son historias que quedan para contar después. Nuestra primera Sala Plena fue por WhastApp, chateando, y en este momento podemos dar un parte de que hemos avanzado muchísimo. Somos personas, la mayoría de edad, y sin embargo nos hemos acomodado. En este momento funcionamos sin presencialidad y sin papel”, señaló.

“Desde el 18 de marzo a la fecha hemos tramitado digitalmente más de 4.000 acciones de tutela, realmente sin grandes inversiones de dinero. Hemos utilizado los computadores de la oficina, nuestras tabletas propias y algunas que nos dio el Consejo Superior. Las Secretarías que han permanecido cerradas vienen trabajando remotamente. Se hacen repartos. Esas tutelas las hemos ido enviando a la Corte Constitucional paulatinamente”, señaló Hernández al señalar que se ha avanzado paulatinamente en adecuarse a los aplicativos actuales.

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Y resaltó, como lo ha visto el país en el caso del expediente contra el expresidente Álvaro Uribe, que las Salas Especializadas han trabajado sin parar. “La Sala de Instrucción viene funcionando y sigue investigando. No ha existido obstáculo para que eventualmente sus magistrados viajen a practicar pruebas. La Sala de Juzgamiento realiza audiencias públicas en casos contra aforados”, agregó. Hernández explicó que la Corte no ha paralizado sus funciones y que se modificó el reglamento para poder elegir magistrados de Tribunal por voto público y para adaptar el voto secreto al sistema electrónico.

Consejo de Estado: digitalización y notificación

El presidente del Consejo de Estado, magistrado Álvaro Namen, destacó que la justicia ha enfrentado la crisis con “total entereza” y con las herramientas con las que se contaba, sin estar preparados para un aislamiento preventivo, trasladando el trabajo en casa de los funcionarios con los equipos que cada cual tenía y su acceso personal a internet. “Tuvimos que adaptarnos a trabajar de manera remota, a reunirnos a través de plataformas, a notificar y firmar providencias de manera electrónica, lo cual era muy extraño en la Rama. En ese tiempo fue vital el compromiso de nuestros funcionarios”, dijo.

Namen indicó que solo el 10 % de los empleados trabajó de manera presencial para digitalizar procesos en los primeros meses, en lo que era necesario y urgente. “Se continuó con la proyección de los asuntos ordinarios desde las casas para tener una producción adecuada”, dijo. Como dificultades a tener en cuenta está por ejemplo tener que digitalizar expedientes con más de mil páginas sin escáneres suficientes ni entrenamiento para usarlos. También, que en algunos casos hubo problemas para firmar y notificar decisiones, asunto que se actualizó en julio cuando ya se pudo ingresar parcialmente al edificio físico.

“Hoy los magistrados afirman que en ese periodo comprendido entre julio y el primero de septiembre han llevado a cabo más audiencias con elementos tecnológicos que antes de la pandemia, puesto que cuando las hacían estaban limitadas a las Salas y a los turnos. Se ha ganado en tiempo y se ha multiplicado la labor”, dijo Namen. Desde el primero de septiembre, ya el trabajo presencial avanza al 30 % del personal.

Jurisdicción Especial para la Paz: avance sí, pero retos aplazados

La presidenta de la JEP, magistrada Patricia Linares, señaló que el diseño de Sistema de Verdad, Justicia, Reparación y no Repetición del que hace parte esa justicia especia está pensado para actuar de forma presencial lo que ha dificultado el trabajo. Esto, dado que el sistema requiere la participación de múltiples víctimas y especialmente acudir a los territorios en donde se produjeron graves violaciones a los derechos humanos. “Eso se vio afectado de manera importante desde marzo cuando debimos suspender términos”, dijo Linares al explicar que la elaboración de informes requiere de un procedimiento dialógico por lo que se tuvo que reprogramar $1300 millones que estaban previstos para otras tareas, para fortalecer el tema de las tecnologías.

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“La premisa fundamental fue la protección prioritaria de la salud de los funcionarias, víctimas y comparecientes. Por eso se suspendieron términos de las diligencias que no pudieran garantizar virtualmente la contradicción y la participación de las víctimas. Y poco a poco hemos avanzado en la apertura de estas limitaciones iniciales”, dijo Linares. La magistrada explicó que, si bien el 100 % de los expedientes de la JEP son digitales, los que recibe de la justicia ordinaria, no, por lo que está en marcha un proceso de digitalización. Y señaló que también se ha podido avanzar en la acreditación de víctimas y en el diseño de protocolos internos.

Eso sí, la magistrada Linares indicó que de manera virtual no es posible hacer todas las diligencias que se necesitan en la JEP pues sí bien se están haciendo audiencias de versiones voluntarias, no se han podido tomar testimonios relativos a la violencia sexual así haya los medios para hacerlas. “Las víctimas no aceptan hacerlas en el seno de su propia familia. Señalan que esos relatos detallados no los conocen sus propios familiares y consideran que no quisieran exponerlos en sus casas”, señaló Linares al indicar que las víctimas de este tipo de casos requieren apoyo psicológico presencial.

La magistrada Linares dijo en cifras el balance es positivo en cada una de las Salas que componen la JEP, con cientos de providencias emitidas, y expresó que la Secretaría Ejecutiva ha tenido que replantearse muchas de sus tareas que correspondían al terreno y con el apoyo de enlaces. No obstante, aunque la JEP tenga herramientas tecnológicas, no siempre tienen las personas que acuden a ella. “No necesariamente las víctimas o los propios comparecientes instalados en ETCR en donde no existen las condiciones para hacer cursos virtuales de pedagogía o asesoramiento”, dijo. En todo caso, la magistrada advirtió que como la JEP y el Sistema está planeados para funcionar durante el periodo de 10 años (prorrogables por cinco), cada quien tiene proyecciones a cumplir cada año.

“Tenemos que avanzar pensando en los diez, pero este tema de la pandemia afecta ese propósito y hace que muchas de las proyecciones que teníamos para este año tengan que desplazarse en el tiempo”, dijo. De otro lado, en respuesta a una pregunta realizada por el decano de la Universidad de la Sabana, Linares reiteró que la JEP trabaja a partir de macrocasos y no, caso a caso, en los que ha múltiples víctimas así como implicados, lo cual requiere una minuciosa labor. Al explicar que se cuentan con informes de la población civil y de los organismos de control, Linares señaló que la Justicia Penal Militar no lo ha hecho. “Ese es un problema que tenemos actualmente”, dijo.

“Esto toma tiempo. Yo entiendo la angustia de las víctimas, de la sociedad, de los opositores al Sistema y al modelo; y de los amigos del modelo, pero nosotros tenemos que ser muy rigurosos y cumplir a cabalidad con el mandato que se nos impuso y con las garantías que supone administrar justicia. Me puse a mirar el promedio el tiempo tomado por tribunales similares para tomar la primera decisión de fondo, y ha sido de seis y siete años", señaló Linares. En referencia a las criticas que hay por los avances de reclutamiento forzado y por violencia sexual de menores en las filas guerrilleras, Linares dijo que hay 5.000 denuncias en la Fiscalía hace 15 y 20 años, con apenas 10 condenas, siete de ellas sentencias anticipadas.

“Nosotros en diez meses abrimos el macrocaso de reclutamiento forzado y estamos en versiones que son el primer paso. La presión ha sido muy fuerte por resultados más céleres. Pero yo me pregunto, ¿por qué a la Jurisdicción se le pide que en diez meses se pronuncie de manera definitiva en un tema tan complejo? No puedo aceptar que (nos digan que) nosotros somos demasiado lentos en la operación. (El modelo) No puede precipitarse a las presiones mediáticas y políticas que significa la aplicación del modelo. El rigor se impone”, señaló.

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