Cobro y endoso de facturas electrónicas

¿Qué se debe tener en cuenta para que no sea un dolor de cabeza?

La transición de la facturación física a la electrónica no ha sido un proceso sencillo ni inmediato. Ha requerido de cambios legislativos, adaptación tecnológica y una mentalidad abierta por parte de las empresas para adoptar nuevas prácticas. Desde la expedición de la Ley 527 de 1999, que sentó las bases para el comercio electrónico en Colombia, hasta la implementación de normativas más específicas como el Decreto 2242 de 2015 y la Resolución 000085 de 2022, se ha recorrido un largo camino.

La facturación electrónica ha revolucionado la manera en que las empresas colombianas gestionan sus transacciones comerciales. Este avance no solo mejora la eficiencia administrativa, sino que también ofrece una mayor transparencia y seguridad en las operaciones financieras. Sin embargo, esta transición del papel al formato digital no ha estado exenta de inconvenientes y dudas que, muchas veces, dificultan la gestión, trazabilidad y cobro de las facturas electrónicas, por lo cual a continuación se verán los principales puntos a tener en cuenta para poder mitigar riesgos legales en el marco de la facturación electrónica.

Aclarando conceptos: Precisiones necesarias en torno a la factura y el nacimiento de la factura electrónica

Una factura es un documento comercial que detalla la transacción de bienes o servicios entre un vendedor y un comprador. Este documento incluye información esencial como la descripción de los productos o servicios, cantidades, precios, fecha de emisión y condiciones de pago. Las facturas sirven como prueba de una transacción comercial y son fundamentales para la contabilidad y el cumplimiento tributario. En Colombia, las facturas no solo representan una obligación fiscal, sino que también pueden convertirse en títulos valores negociables, lo que les confiere una importancia crucial en el ámbito comercial.

Ahora bien, es importante distinguir entre la facturación POS (point of sale-punto de venta) que se emite en supermercados, restaurantes o tiendas de ropa, entre otros, y la factura de venta como soporte de una transacción comercial de venta de bienes o servicios, factura que tiene la connotación de ser un título valor, que se asemeja a una letra de cambio o un pagaré.

El primero es el documento equivalente físico emitido por máquina registradora con sistema POS, que ahora con la Resolución 000165 de 2023 se convierte en un documento POS electrónico (conectado con la DIAN) que sustituye al antiguo tiquete POS físico sobre el cual no tenía control directo la DIAN. Este documento equivalente ahora es electrónico y debe entregarse al cliente bien sea impreso o por correo electrónico. Este documento equivalente no es susceptible de endoso. Es importante precisar que quienes actualmente expiden documentos equivalentes a la factura electrónica de venta pueden tomar la decisión de facturar electrónicamente al 100 % y dejar de emitir documentos equivalentes.

En el segundo caso, el de las facturas electrónicas de venta, las cuales se utilizan como prueba de una transacción comercial, usualmente como soporte de la venta de bienes y servicios, es procedente el endoso de las mismas, el cual debe realizarse de manera digital.

Una vez hecha esta claridad, es procedente efectuar un breve recorrido histórico que permita conocer como se ha llegado hasta la factura electrónica. A pesar de que la factura electrónica parece un concepto contemporáneo, lo cierto es que nace a la vida jurídica a partir de la Ley 223 de 1995; esta regulación se vio complementada por reformas al Estatuto Tributario y la expedición del Decreto 1929 de 2007 y la Resolución 14465 de 2007. Estas normas del año 2007 tienen como base fundamental y transversal la Ley 527 de 1999, norma que dota de valor legal a los documentos electrónicos.

Posteriormente fue expedida la Ley 1231 de 2008, que reforma el Código de Comercio para seguir fortaleciendo la factura electrónica; sin embargo, fue el Decreto 2242 de 2015 la norma fundamental para impulsar la factura electrónica en Colombia, dado que estableció su obligatoriedad de manera gradual y fijó un esquema técnico para el funcionamiento de este tipo de factura en el país.

La regulación actual más relevante de la factura electrónica se encuentra en el Código de Comercio, el Estatuto Tributario y la Resolución 000165 del 1 de noviembre de 2023 emitida por la DIAN, junto con el respectivo anexo técnico de la factura electrónica.

Esta evolución hacia la factura electrónica no solamente se dio en Colombia, sino también en el mundo. En el ámbito de América Latina, los primeros países en implementar la factura electrónica fueron Chile, México y Brasil, para posteriormente extender el uso de la factura electrónica por toda la región.

Por su parte, en Europa el primer país en adoptar la factura electrónica fue Dinamarca, luego de lo cual varios países de la región siguieron el ejemplo. Para el año 2010, se creó en Europa el Marco Europeo de Facturación Electrónica y desde ese momento se ha avanzado en regulaciones comunitarias sobre este tipo de factura. Actualmente, según un estudio del grupo SERES, el 87 % de los países europeos utilizan la factura electrónica de forma obligatoria.

¿Por qué se dio esta transición de una factura en papel a una factura electrónica? Originalmente, las facturas eran documentos físicos que requerían almacenamiento y gestión manual. Con la digitalización y la creación de las facturas electrónicas, se pudieron eliminar los procesos manuales y reducir los errores derivados de facturas diligenciadas a mano o en computador.

Además, la facturación electrónica permite un ahorro significativo en costos relacionados con papel, impresión y almacenamiento. La accesibilidad también mejora considerablemente, ya que los documentos pueden ser recuperados fácilmente desde sistemas electrónicos, lo que reduce el tiempo y esfuerzo necesarios para gestionar grandes volúmenes de documentos.

La factura electrónica también facilita la automatización de procesos contables y administrativos. Al ser un documento digital, puede integrarse fácilmente con sistemas de gestión empresarial (ERP), lo que permite la automatización de tareas como la contabilidad, la gestión de inventarios y la generación de reportes financieros. Esto no solo ahorra tiempo y reduce costos, sino que también mejora la precisión y eficiencia operativa. Adicionalmente se habilita la posibilidad de hacer factoring con dichas facturas, esto es, la venta de los derechos sobre la factura a través del endoso. Según un estudio del Centro Interamericano de Administraciones Tributarias CIAT, facturar electrónicamente reduce los costos y gastos en un 80 % frente a la operación en papel.

Entendiendo la lógica de la factura electrónica

Aunque la factura electrónica tiene muchas ventajas, la primera clave para poder implementarla correctamente es entender su concepto desde el punto de vista jurídico y técnico. El esquema técnico de la factura electrónica se basa en tres elementos fundamentales: a) Un sistema tecnológico especializado; b) Parámetros técnicos de la factura electrónica y c) La interoperabilidad con la DIAN.

Respecto del primer punto, la persona que quiera facturar electrónicamente tiene tres opciones: (i) Facturar con un software propio, (ii) Facturar a través de un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN y (iii) Facturar con el software provisto por la misma DIAN. Sin importar la alternativa escogida, el software debe cumplir con los requerimientos tecnológicos de la DIAN.

Dentro de estos requisitos tecnológicos se encuentran el código CUFE y la firma digital. El primero es un código único (bastante largo, que combina letras y números) y sirve para identificar y validar la factura en el sistema de la DIAN; el segundo remplaza la firma tradicional o manuscrita que se colocaba en las facturas en papel y garantiza la autenticidad e integridad de la factura. Estas firmas digitales deben ser emitidas directamente por Entidades de Certificación Digital, acreditadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia.

Como tercer elemento, el esquema técnico se basa en la interoperabilidad con la DIAN. Antes de enviar la factura electrónica al deudor o comprador de las mercancías, la factura debe enviarse al sistema de la DIAN. Este envío se realiza directamente desde el software de facturación y la DIAN responde de manera automática indicando que el envío es exitoso, salvo que la factura tenga algún error que impida su validación.

Por último, se debe tener en cuenta que el sistema de facturación genera dos archivos informáticos distintos, aspecto que es clave para entender cómo debe ser el cobro y el endoso de la factura. El primer archivo es un archivo bajo la extensión XML, que tiene una información de difícil comprensión para las personas, porque al abrirlo parece más un código realizado por programadores informáticos.

Este archivo XML contiene todos los elementos de la factura electrónica y es el que se encuentra firmado digitalmente. Desde el punto de vista estrictamente jurídico y tecnológico, el archivo XML contiene la verdadera y auténtica factura, aunque su diseño haya sido creado para que su lectura se realice por los sistemas de computación.

Sin embargo, como se advirtió, leer estos archivos XML no es fácil ni entendible para la mayoría de las personas. Por ello, el software de facturación genera otro documento, denominado “representación gráfica de la factura” y consiste en un PDF que muestra la imagen de la factura, como comúnmente se conoce. En otras palabras, el archivo PDF muestra de manera legible para los seres humanos la mayor parte de la información del archivo XML.

En caso de un proceso judicial donde se pretenda cobrar la factura, se recomienda adjuntar tanto el archivo PDF como el XML, dado que el archivo PDF por sí solo no permite acreditar todos los requisitos técnicos de la factura electrónica y, además, consiste en una mera “representación gráfica” de la totalidad de la factura, la cual se encuentra contenida en el archivo XML.

Entendiendo todo esto… ¿Cómo puedo realizar el endoso de una factura electrónica?

Hasta este punto se ha buscado aclarar cómo funciona la factura electrónica y cuál es su lógica informática, entendiendo que es un documento electrónico; sin embargo, este no es el fin de la explicación, dado que falta agregar un concepto muy importante y propio de los títulos valores: el endoso.

El endoso es un proceso mediante el cual el titular de una factura transfiere sus derechos sobre esta a un tercero. Este mecanismo es vital en el comercio, ya que permite a las empresas obtener liquidez inmediata mediante la venta de sus cuentas por cobrar. Existen varios tipos de endoso, como el endoso en propiedad, que transfiere todos los derechos sobre la factura; el endoso en garantía, que utiliza la factura como garantía para un préstamo; y el endoso en procuración, donde el endosatario actúa en nombre del endosante para gestionar el cobro. La importancia del endoso radica en que facilita el acceso a financiamiento para las empresas, mejora la gestión de flujo de caja y reduce el riesgo de impago.

El endoso se usa de manera general en todos los títulos valores, como la letra o el pagaré y la manera de ejecutarlo es muy sencilla, dado que basta con la firma del acreedor para que se perfeccione el endoso. Sin embargo, la factura se encuentra en un formato electrónico, por lo cual la primera inquietud es: ¿Cómo realizar el endoso de una factura electrónica?

El sistema RADIAN (Registro de factura electrónica de venta considerada título valor), creado por la DIAN, es fundamental en este proceso. Este sistema permite el registro, consulta y trazabilidad de las facturas electrónicas de venta como título valor, garantizando su autenticidad y facilitando su negociación. Con RADIAN, las empresas pueden registrar sus facturas, realizar endosos y transferencias electrónicas, lo que agiliza y simplifica los procesos comerciales.

El RADIAN es una plataforma creada por la DIAN para el registro, consulta y trazabilidad de las facturas electrónicas de venta como título valor. Este sistema garantiza la autenticidad y legitimidad de las facturas, facilitando su negociación y transferencia. Las facturas electrónicas se registran en el sistema RADIAN, que genera un certificado de existencia y trazabilidad, permitiendo que las facturas sean endosadas y transferidas a terceros, facilitando así operaciones de factoring.

En resumen, el sistema RADIAN facilita el seguimiento y control de las facturas, permitiendo a las empresas y a la DIAN monitorear el estado de cada factura en tiempo real. Esto no solo mejora la eficiencia administrativa, sino que también reduce el riesgo de fraude y errores, asegurando que todas las transacciones sean legítimas y estén debidamente registradas.

Teniendo en cuenta este sistema, para realizar un endoso electrónico es fundamental seguir ciertos pasos, establecidos en las Resoluciones de la DIAN y en el Decreto 1154 de 2020, que modifica el Decreto 1074 de 2015. Los pasos más importantes a tener en cuenta para realizar el endoso de una factura electrónica de acuerdo con estas normas, son los siguientes: Primero, se debe verificar que la factura esté registrada en RADIAN; segundo, se debe registrar en el RADIAN la aceptación tácita o expresa de la factura; tercero, se realiza el endoso a través del sistema, asegurando la correcta identificación del endosatario y por último se comunica la existencia del endoso al deudor.

Se subraya que en estos casos el deudor siempre va a efectuar el pago a la persona que figure como tenedor legítimo de la factura ante el RADIAN; de ahí la importancia de registrar todos los endosos en este sistema.

Visto el procedimiento, se encuentra que el proceso de endoso de una factura electrónica no es complejo, pero sí debe efectuarse cuidadosamente, pues si se cometen errores se puede dificultar el cobro judicial o incluso invalidar la factura. Al respecto, evite cometer los siguientes errores comunes al endosar facturas electrónicas:

· Imprimir el archivo PDF y firmarlo: Mucha gente todavía procede a imprimir la representación gráfica, firmarla y endosarla, como si fuera una factura tradicional en papel. Hay que recordar que la factura electrónica es un documento en formato digital, por lo que el endoso también debe realizarse en entornos digitales, no en entornos físicos.

· Firmar el endoso con firma escaneada: Otras personas han optado por no imprimir el archivo PDF de la factura, sino directamente colocar su firma escaneada. Esta alternativa no es recomendada, no solo por la poca validez de una firma escaneada, sino también porque hay que recordar que el PDF es la representación gráfica de la factura electrónica, pero el contenido relevante se encuentra en el archivo XML.

· Firmar el endoso con firma digital en la representación gráfica: Es un caso similar al anterior, solamente que las personas firman el archivo PDF con una firma electrónica o una firma digital emitida por una Entidad de Certificación Digital. Este endoso tampoco será válido, aun cuando se suscriba con firma digital, por las razones establecidas en el punto anterior.

· Realizar el endoso sin tener en cuenta el RADIAN: Uno de los errores más típicos es efectuar el endoso sin seguir todos los pasos descritos anteriormente dentro del sistema RADIAN.

Entonces. ¿Qué debo tener en cuenta al cobrar una factora electrónica ante un juez?

Al igual que los comerciantes, las autoridades judiciales también han avanzado en torno a la comprensión de la factura electrónica y los requisitos para que pueda ser cobrada por vía judicial. Sin embargo, en muchas ocasiones estos criterios varían, producto de la valoración de los archivos XML o de circunstancias como la aceptación tácita de la factura.

Producto de ello, el año pasado la Corte Suprema de Justicia emitió una sentencia de unificación sobre el tema, donde se indicaron las siguientes pautas para presentar una factura electrónica para su cobro judicial:

· La factura debe tener validación previa de la DIAN, salvo la existencia comprobada de inconvenientes tecnológicos.

· La factura debe contar con los elementos indicados en el Código de Comercio necesarios para su existencia.

· Se debe allegar prueba de la aceptación expresa o tácita de la factura.

· En caso de que existan endosos, se debe demostrar el registro de la factura ante el sistema RADIAN.

Para evitar inconvenientes en el proceso de cobro, se sugiere que de manera adicional a los puntos anteriores, las personas aporten el archivo XML de la respectiva factura y, antes de iniciar la demanda, se aseguren de que la factura cumple con los requisitos establecidos en el artículo 11 de la Resolución 000165 de 2023 de la DIAN

Síntesis: La factura electrónica es una herramienta útil, que debe utilizarse cuidadosamente

La facturación electrónica y el endoso de facturas son herramientas poderosas para el crecimiento empresarial en Colombia. El sistema RADIAN de la DIAN proporciona una plataforma segura y eficiente para gestionar estas transacciones, mejorando la transparencia y facilitando el acceso a financiamiento. Con el adecuado conocimiento y uso de estas herramientas, las empresas pueden optimizar su gestión financiera y fortalecer su posición en el mercado.

No obstante, la factura electrónica, como cualquier otra tecnología, debe utilizarse adecuadamente para evitar inconvenientes. Sintetizando lo expuesto, si desea facturar electrónicamente y no “morir en el intento”, se sugiere seguir estas recomendaciones:

· Utilice un software idóneo de facturación electrónica: Verifique que el software que utiliza está autorizado por la DIAN. En el caso de acudir a un proveedor tecnológico, verifique si dicho proveedor está habilitado por la DIAN para brindar ese servicio. El listado de proveedores tecnológicos se encuentra en la página oficial de la DIAN.

· Revise las facturas que recibe: Verifique el código CUFE de la factura electrónica directamente en la DIAN. Esta es una herramienta útil para garantizar que la factura recibida está debidamente comunicada ante la DIAN.

· Verifique las condiciones de sus facturas: En compañía de una asesoría legal y contable, verifique que las facturas de su propia empresa cumple con los requisitos establecidos tanto en el Estatuto Tributario como en las Resoluciones de la DIAN. Así mismo, verifique que las facturas sean comunicadas de manera idónea al deudor, pues de lo contrario se va a dificultar el cobro judicial. El correo electrónico certificado es una herramienta útil para garantizar que la factura ha sido adecuadamente recibida por el deudor

· Primer mandamiento del endoso – Inscripción en el RADIAN: Si desea que su factura electrónica pueda circular y, por ende, ser endosada, debe estar registrada en el sistema RADIAN. Recuerde que el endoso también debe realizarse directamente en este sistema.