Cómo realizar notificaciones por correo electrónico y no fallar en el intento

Se estima que actualmente se envían más de 340 mil millones de correos electrónicos al año, lo cual lo convierte en uno de los medios de comunicación asincrónicos más utilizados en el mundo, además de ser útil para guardar la trazabilidad de las comunicaciones o negociaciones que se realicen con terceros.

La popularidad y facilidad ha generado que se habilite el correo electrónico para efectuar notificaciones judiciales; no obstante, para poder utilizarla en entornos procesales es necesario tener en cuenta varios parámetros, los cuales se explican a continuación a partir de la legislación vigente.

¿El correo electrónico era un mito en entornos judiciales antes de la pandemia?

En el ámbito judicial, gracias a la pandemia, se masificó el uso del correo electrónico como medio para realizar la notificación de las providencias emitidas dentro de los procesos judiciales, aunque ciertamente este medio no era desconocido para el legislador –aunque sí poco utilizado- antes de la pandemia.

El Código de Procedimiento Civil ya establecía en sus artículos 316 y 320 la posibilidad de realizar notificaciones por medio de correos electrónicos a personas jurídicas de derecho privado. De hecho, la norma obligaba a que desde las Cámaras de Comercio se solicitara una dirección electrónica con la finalidad de recibir notificaciones judiciales.

Sin embargo, este medio de notificación fue poco usado en el ámbito civil y la mayoría de las veces se optaba por acudir a empresas postales para remitir el correo físico certificado, servicio que consiste en llevar dos copias del documento a notificar, en aras de que la empresa de mensajería realizara el respectivo cotejo del contenido de la información que iba a recibir el destinatario.

Ello permite que no solamente se tenga certeza de que la persona recibió un documento, sino poder certificar el contenido de dicho documento, aspecto necesario para acreditar ante el juez que en efecto se le remitió a la persona la providencia a notificar y no cualquier otra información.

Fueron varios los factores que impidieron utilizar el correo electrónico de manera masiva como forma de notificación en la época del Código de Procedimiento Civil:

· Era una opción casi restringida a la notificación de personas jurídicas, de tal forma que las personas naturales debían notificarse de manera física.

· Para realizar la notificación por aviso se debía cumplir con condiciones que no se tenían en todos los casos: de un lado, la demanda en medio magnético no siempre estaba (porque no era adjuntada por el demandante o no era correctamente digitalizada), y de otro, se exigía la firma digital del secretario, medio tecnológico con el que no se contaba (aun en la actualidad, la mayoría de los despachos judiciales del país no cuentan con firma digital).

· Tal vez el motivo más relevante de todos es que se carecía de una herramienta tecnológica que brindara la misma seguridad que el correo certificado físico, porque no había muchas opciones para certificar el contenido del mensaje, que el destinatario lo recibió y que lo leyó, lo cual podía traer como consecuencia una nulidad por indebida notificación o que la notificación se entendiera como no realizada, dado que el artículo 320 del Código de Procedimiento Civil exigía contar con un acuse de recibo.

Posteriormente, en el año 2012, se expidió el Código General del Proceso, que daba una mayor claridad respecto del uso de las tecnologías en entornos judiciales. De hecho, muchas de las actividades que se realizan en la actualidad, como los expedientes digitalizados, las audiencias virtuales y las notificaciones por correo electrónico ya se podían realizar con esta norma, sin necesidad de haber esperado a la expedición del Decreto 806 de 2020 para que la rama judicial volviera a prestar sus servicios en medio de la pandemia.

Así, el Código General del Proceso trae las siguientes normas relevantes en la materia:

· Los sujetos procesales deben dar un correo electrónico para recibir notificaciones. Los memoriales y comunicaciones enviadas desde dichos correos se presumen auténticas, de conformidad con el parágrafo segundo del artículo 103 de dicha norma.

· El mismo artículo 103 abre la puerta para remitir notificaciones a través de otros medios de comunicación. Ello significa que esta norma permite que se utilicen otros medios de notificación, como podría ser whatsapp, telegram o incluso SMS, siempre que el Consejo Superior de la Judicatura emita la respectiva reglamentación.

· Las autoridades judiciales podrán recibir memoriales por correo electrónico y deberán garantizar que el mismo tenga disponibilidad suficiente para recibir mensajes de datos.

· Las notificaciones pueden hacerse por correo electrónico tanto a personas naturales como a personas jurídicas y para que la notificación sea válida se debe contar con acuse de recibo.

Lo anterior significa que antes de la pandemia el uso del correo electrónico, -al menos normativamente- no era extraño en ámbitos judiciales. Sin embargo, todavía había dudas en torno a cómo demostrar la recepción del mensaje y su contenido, lo cual, aunado a cierto desconocimiento de la Ley 527 de 1999 sobre documentos electrónicos, impedía masificar el uso del correo electrónico como medio de notificación.

Entonces, ¿cuál es la situación actual?

Las reflexiones realizadas anteriormente respecto del Código General del Proceso siguen siendo válidas, dado que no han sufrido derogatorias ni modificaciones. Sin embargo, las mismas son complementadas por la Ley 2213 de 2022, que le da vocación de permanencia al Decreto 806 de 2020, instrumento que fue emitido en medio de la pandemia para permitir la continuidad de los servicios judiciales.

Al revisar la Ley 2213 de 2022 y el Código General del Proceso se encuentran los siguientes requisitos generales para realizar la notificación de correo electrónico de forma exitosa:

· Antes de realizar la notificación, se le debe informar al juez el correo electrónico del destinatario y la forma en la cual se obtuvo dicho correo electrónico.

· El correo electrónico debe enviarse preferentemente a través del correo electrónico del apoderado o el demandante, debidamente informados al juzgado de conocimiento.

· La información de la dirección electrónica de notificación podrá obtenerse de cualquier fuente pública o privada, incluidas las redes sociales.

· Una vez enviado el correo, los términos de notificación comenzarán a contarse “cuándo el iniciador recepcione acuse de recibo o se pueda por otro medio constatar el acceso del destinatario al mensaje”.

Correo electrónico certificado: vía tecnológica idónea para realizar la notificación de forma exitosa

Dado que la notificación es una medida para garantizar el debido proceso, es imprescindible que se cumpla con todas las pautas anteriormente mencionadas, de tal forma que el destinatario pueda enterarse adecuadamente de los procesos judiciales en su contra.

Ahora bien, como se ha mencionado, una de las dificultades del correo es que aun cuando uno siga dichas pautas, se puede dificultar la prueba del cumplimiento de las mismas. La solución a ello es el correo electrónico certificado, servicio ofrecido y concebido como una valiosa herramienta para efectuar las notificaciones de manera válida.

La ventaja del correo electrónico certificado es que un tercero idóneo puede certificar ante la autoridad judicial:

· El correo electrónico desde el cual se remitió el mensaje.

· El correo electrónico del destinatario.

· Que el correo electrónico en efecto fue enviado.

· Que el correo electrónico en efecto fue recibido.

· Que el correo electrónico fue leído.

· Que los archivos adjuntos del correo electrónico fueron descargados.

Como se observa, este es un servicio muy útil para acreditar ante terceros el cumplimiento de los requisitos normativos para efectuar la notificación, contando con pruebas en caso de que se interponga un incidente de nulidad por indebida notificación.

¿Qué pasa con las vicisitudes del correo electrónico?

Aunque el correo electrónico es un medio utilizado de manera masiva en casi todo el mundo, lo cierto es que en materia de notificación se generan algunas dudas sobre su implementación en casos concretos.

Se subraya que la notificación no es un acto de mera formalidad procesal, sino un verdadero instrumento de garantía del debido proceso, mediante el cual una persona puede conocer una decisión judicial para decidir cómo será su participación dentro del proceso. En este sentido, la notificación es una garantía mínima y básica, pues si una persona no se entera del proceso ¿Cómo va a ejercer su derecho de defensa?

Esta importancia de la notificación hace que surjan dudas en torno al correo electrónico, pues como toda herramienta tecnológica puede presentar fallas o inconvenientes que generan dificultad para realizar la notificación o suscitan inquietudes dentro del entorno jurídico.

Dentro de las dudas que surgen están: ¿Si la persona no abre nunca el correo electrónico se entiende adecuadamente notificada? ¿Qué pasa si el mensaje llegó a la carpeta de Spam? ¿Qué pasa si el correo “rebota” debido a que el buzón está lleno? ¿Qué pasa si el correo del destinatario ya no existe? ¿Qué pasa si el destinatario ya no tiene acceso a su correo, bien sea porque lo dejó de utilizar o porque se le olvidó su contraseña?

Para resolver estas inquietudes debe tenerse en cuenta que la norma solamente exige acreditar que el correo fue enviado y recibido por el destinatario. De acuerdo con la jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia, la recepción del mensaje puede comprobarse por distintos medios, tales como: a) El acuse de recibo voluntario y expreso del demandado, b) El acuse de recibo que brindan los proveedores de canales digitales; c) La certificación emitida por empresas que brinden el apoyo como terceros para realizar las notificaciones y d) Los documentos aportados por el demandante para acreditar la notificación.

Con base en estos parámetros, se entiende que el hecho de que una persona nunca abra su correo electrónico o haya llegado a spam no impiden que se tenga por surtida la notificación electrónica, pues el destinatario sí recibió el mensaje y puede acceder a él. No obstante, en determinados casos, los jueces pueden pedir pruebas adicionales, incluso al proveedor de correo electrónico, para verificar si en efecto la persona tuvo inconvenientes para ingresar a su cuenta de correo.

Caso distinto sucede si el mensaje “rebota” (bien sea porque el correo no existe o tiene el buzón lleno), pues ello significa que el mensaje no ha llegado a la bandeja de entrada del destinatario y, por ende, la notificación no se ha realizado de forma satisfactoria. Ello equivaldría a que el correo físico no se haya podido entregar en la dirección física que se tenga del demandado.

Otro problema: los fraudes en línea

A lo anterior se suman los inconvenientes de seguridad y ciberseguridad del correo electrónico: Muchas de las estafas y las prácticas de phishing se han enfocado en enviar correos fraudulentos a las personas indicando que tienen un proceso judicial en su contra. Este tipo de mensajes vienen acompañados de una amenaza para inducir a la gente a caer en la trampa, tales como “sus bienes serán embargados”, “la Fiscalía emitirá orden de captura en su contra”, “lo van a despedir si el proceso continúa” u otros mensajes de similares características.

Los delincuentes envían un archivo adjunto o un enlace para que la persona supuestamente pueda acceder a la providencia que se le está notificando, pero realmente en ese momento es donde se comete el crimen, bien sea a través de la captura ilegal de datos, la instalación de virus o el secuestro de información que se tenga en el dispositivo.

El problema de estos mensajes es que cada vez son más sofisticados, pues incluyen los logos de la autoridad judicial, nombres reales de jueces o de juzgados, entre otros, de tal forma que a las personas les queda difícil saber qué comunicación es legítima y cual no.

Sin duda este es un grave inconveniente, pues las personas pueden optar por no abrir ningún mensaje de correo electrónico de índole judicial, con la finalidad de evitar ser víctima de cualquier estafa. Esta práctica conducirá a que los mensajes legítimos no sean leídos e incluso sean eliminados.

De acuerdo con esta situación, lo aconsejable es que las personas, en caso de recibir una notificación de carácter judicial, revisen la legitimidad de la misma, el correo del remitente y busquen el proceso en la página oficial de la rama judicial, para poder indagar si la misma es legítima o no. No se aconseja solamente omitir este tipo de correos, porque pueden ser notificaciones legítimas y con base en las mismas empezarán a correr términos procesales.

Para concluir: ¿Cómo realizar las notificaciones por correo electrónico y no fallar en el intento?

A partir de todo lo expuesto se pueden aplicar las siguientes recomendaciones para enviar notificaciones por correo electrónico:

· Certeza de la dirección del demandado: Al igual que en el ámbito físico, en el entorno electrónico se debe tener certeza de la dirección electrónica del demandado. Se recuerda que esta información se le proporciona al juzgado bajo gravedad de juramento y, además de ello, en virtud de la buena fe y la lealtad procesal, no puede haber errores al señalar el correo electrónico del demandado. Consultar diversas fuentes tanto públicas como privadas, verificar la antigüedad de dichas fuentes, enviar la notificación a varios correos electrónicos (en caso de que se cuente con varios) y guardar los canales donde se encontró dicha información, son pautas útiles para asegurar que la notificación tenga el destino correcto.

· Completitud: Brindar la información correcta, adjuntar las providencias y anexos a notificar, señalar con claridad que se está notificando y, en general, brindarle al demandado todos los datos requeridos para notificarse.

Uso del correo electrónico certificado: Debido a las funcionalidades del correo electrónico certificado, se recomienda su uso para brindarle al juzgado de conocimiento una prueba idónea de la notificación y, más exactamente, de que el mensaje fue enviado y fue recibido exitosamente a la dirección de correo electrónico señalada junto con la demanda