Colombia necesita varios ajustes en el sistema de información de vacunas

Desde el 17 de febrero de 2021, día que inició la vacunación contra COVID-19 en Colombia, el grupo de investigación COLEV de la Universidad de los Andes, ha hecho seguimiento a la gestión logística del proceso. La revisión ha evidenciado algunas situaciones sobre la gestión de datos y los procesos parara generarlos que, de ser optimizadas, podrían facilitar el cumplimiento de la meta del Plan Nacional de Vacunación contra COVID-19 en el país. Tener los datos detallados sobre la población vacunada es fundamental para la toma acertada de decisiones al respecto. Una logística que optimiza tiempo y recursos puede ayudar, entre otros, no sólo a cumplir los objetivos sino a prevenir más muertes por esta enfermedad.

Sin duda, los esfuerzos por mejorar la disponibilidad de datos en Colombia se han hecho tangibles en el último año. El Instituto Nacional de Salud, por ejemplo, logró desarrollar una base de datos descargable y actualizada a diario con el número de casos y muertes por COVID-19 en el país. Antes de la pandemia, la información estadística en tiempo real sobre otras enfermedades no era de fácil acceso y mucho menos disponible al público.

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A pesar de estos avances significativos, es claro que el sistema de información sobre la llegada, asignación, distribución y aplicación de vacunas contra el COVID-19 necesita una optimización urgente. Al 7 de agosto de 2021, el Ministerio de Salud y Protección Social, a través de la infografía que publica en sus redes sociales, reportó 30,2 millones de dosis aplicadas y 13,1 millones de personas con esquemas completos. A la misma fecha, el tablero que genera la misma entidad y que ofrece más detalles sobre la ejecución del Plan Nacional de Vacunación, indica que se han aplicado 18,9 millones de dosis y 7,8 millones de personas con esquemas completos. ¿A qué se debe esta diferencia que da cuenta de un rezago del 40,5% entre los datos originados por dos sistemas de la misma entidad?

Todo tiene una explicación: el tablero del Ministerio con la información más detallada, pero desactualizada, se alimenta de PAI-WEB-2, una plataforma diseñada exclusivamente para la vacunación de COVID-19, que tiene como pariente a PAI-WEB, un sistema usado por años en los centros de vacunación del país para registrar este trabajo. Los datos de la infografía, por su parte, provienen de un archivo en Excel que deben diligenciar todos los entes territoriales antes de las 12:00 de la noche de cada día. Este documento ha surgido como una “estrategia” para generar información actualizada que sirva para tomar decisiones. La razón: PAI-WEB-2 tiene, entre otros, problemas de accesibilidad y navegabilidad.

Lea: El debate detrás de la tercera dosis al que ahora también se suma Colombia

En “horas pico” (cuando hay alta demanda de usuarios en vacunación a nivel nacional), PAI-WEB-2 es lento y en algunos casos se bloquea. Entonces, los puntos de vacunación que deben hacer el registro de los usuarios en línea, han optado por ingresar la información en “horas valle” (cuando la persona ya no está en el punto de vacunación) para agilizar el proceso. Esto ha implicado que el personal de salud dedique tiempo adicional a esta actividad después de su jornada laboral y en algunos casos se ha contratado personal adicional para esta tarea. Cargar la información a destiempo, por funcionarios vencidos por el cansancio, o incluso por otras personas ajenas a la labor, aumenta las probabilidades de incurrir en errores de registro y de la calidad de los datos.

Al visitar distintos puntos de vacunación en el país, COLEV encontró que los equipos encargados diligencian, además del PAI-WEB-2 y el Excel, múltiples informes con diversos formatos -y datos similares entre sí- que deben enviar a diferentes entidades (por ejemplo, Secretarías de Salud municipales y departamentales, entidades de control y vigilancia, registros internos de cada entidad, etc.). En un punto de vacunación llegamos a encontrar que realizaban cinco informes para diferentes entidades: una sobrecarga laboral innecesaria para el personal de salud. Desde COLEV hacemos un llamado para unificar formatos y potenciar el sistema de información sobre el Plan Nacional de Vacunación contra COVID-19. Colombia necesita una plataforma que esté en capacidad no solo de generar los datos consolidados, oportunos y detallados sobre el avance en la implementación de dicho plan, sino también un sistema que facilite el trabajo de los equipos encargados de la gestión de la vacunación en el país y de la generación del dato primario. Las mejoras en este sistema de información serán también de gran ayuda para la vacunación del resto de biológicos en el Plan Ampliado de Inmunizaciones.

Desde el 17 de febrero de 2021, día que inició la vacunación contra COVID-19 en Colombia, el grupo de investigación COLEV de la Universidad de los Andes, ha hecho seguimiento a la gestión logística del proceso. La revisión ha evidenciado algunas situaciones sobre la gestión de datos y los procesos parara generarlos que, de ser optimizadas, podrían facilitar el cumplimiento de la meta del Plan Nacional de Vacunación contra COVID-19 en el país. Tener los datos detallados sobre la población vacunada es fundamental para la toma acertada de decisiones al respecto. Una logística que optimiza tiempo y recursos puede ayudar, entre otros, no sólo a cumplir los objetivos sino a prevenir más muertes por esta enfermedad.

Sin duda, los esfuerzos por mejorar la disponibilidad de datos en Colombia se han hecho tangibles en el último año. El Instituto Nacional de Salud, por ejemplo, logró desarrollar una base de datos descargable y actualizada a diario con el número de casos y muertes por COVID-19 en el país. Antes de la pandemia, la información estadística en tiempo real sobre otras enfermedades no era de fácil acceso y mucho menos disponible al público.

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A pesar de estos avances significativos, es claro que el sistema de información sobre la llegada, asignación, distribución y aplicación de vacunas contra el COVID-19 necesita una optimización urgente. Al 7 de agosto de 2021, el Ministerio de Salud y Protección Social, a través de la infografía que publica en sus redes sociales, reportó 30,2 millones de dosis aplicadas y 13,1 millones de personas con esquemas completos. A la misma fecha, el tablero que genera la misma entidad y que ofrece más detalles sobre la ejecución del Plan Nacional de Vacunación, indica que se han aplicado 18,9 millones de dosis y 7,8 millones de personas con esquemas completos. ¿A qué se debe esta diferencia que da cuenta de un rezago del 40,5% entre los datos originados por dos sistemas de la misma entidad?

Todo tiene una explicación: el tablero del Ministerio con la información más detallada, pero desactualizada, se alimenta de PAI-WEB-2, una plataforma diseñada exclusivamente para la vacunación de COVID-19, que tiene como pariente a PAI-WEB, un sistema usado por años en los centros de vacunación del país para registrar este trabajo. Los datos de la infografía, por su parte, provienen de un archivo en Excel que deben diligenciar todos los entes territoriales antes de las 12:00 de la noche de cada día. Este documento ha surgido como una “estrategia” para generar información actualizada que sirva para tomar decisiones. La razón: PAI-WEB-2 tiene, entre otros, problemas de accesibilidad y navegabilidad.

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En “horas pico” (cuando hay alta demanda de usuarios en vacunación a nivel nacional), PAI-WEB-2 es lento y en algunos casos se bloquea. Entonces, los puntos de vacunación que deben hacer el registro de los usuarios en línea, han optado por ingresar la información en “horas valle” (cuando la persona ya no está en el punto de vacunación) para agilizar el proceso. Esto ha implicado que el personal de salud dedique tiempo adicional a esta actividad después de su jornada laboral y en algunos casos se ha contratado personal adicional para esta tarea. Cargar la información a destiempo, por funcionarios vencidos por el cansancio, o incluso por otras personas ajenas a la labor, aumenta las probabilidades de incurrir en errores de registro y de la calidad de los datos.

Al visitar distintos puntos de vacunación en el país, COLEV encontró que los equipos encargados diligencian, además del PAI-WEB-2 y el Excel, múltiples informes con diversos formatos -y datos similares entre sí- que deben enviar a diferentes entidades (por ejemplo, Secretarías de Salud municipales y departamentales, entidades de control y vigilancia, registros internos de cada entidad, etc.). En un punto de vacunación llegamos a encontrar que realizaban cinco informes para diferentes entidades: una sobrecarga laboral innecesaria para el personal de salud. Desde COLEV hacemos un llamado para unificar formatos y potenciar el sistema de información sobre el Plan Nacional de Vacunación contra COVID-19. Colombia necesita una plataforma que esté en capacidad no solo de generar los datos consolidados, oportunos y detallados sobre el avance en la implementación de dicho plan, sino también un sistema que facilite el trabajo de los equipos encargados de la gestión de la vacunación en el país y de la generación del dato primario. Las mejoras en este sistema de información serán también de gran ayuda para la vacunación del resto de biológicos en el Plan Ampliado de Inmunizaciones.