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La vida de Berto Pena cambió en el aeropuerto de Seattle (EE.UU.) durante un viaje de trabajo. Allí compró el libro de David Allen Getting Things Done (traducido al español como Organízate con eficacia), lo leyó y despertó. “Me di cuenta de que nadie me había enseñado a trabajar, a preparar una reunión, a distinguir los imprevistos de las urgencias, a proteger mi atención, a manejar el correo electrónico para que no me dominara”, recuerda.
Pena era directivo en una empresa, con un buen sueldo, pero era incapaz de manejar su vida. “No tenía tiempo para leer o hacer ejercicio, el trabajo había invadido mi tiempo de ocio”, recuerda.
La sensación de no disponer de tiempo suficiente es un mal común, “pero tiene cura; el problema es que trabajamos mucho, aunque muy mal”, dice el ejecutivo.
En este sentido Amado Martínez, presidente de Growman Group y quien imparte cursos sobre gestión eficaz del tiempo, subraya que organizar bien la jornada laboral “no significa trabajar más duro, sino utilizar el tiempo inteligentemente”. La clave está en aprender a priorizar: “Analizar cuál es tu misión. Fijar tus metas”.
Ana María González, directora de formación del grupo David Allen, precursora de uno de los métodos de gestión del tiempo más extendido en el mundo, detalla que “priorizar lo que hacemos es pensar en los riesgos y beneficios de hacer o no hacer algo”.
Al final se trata de decidir qué hacemos y que no. “Hay momentos en los que la mejor decisión puede ser no hacer algo”, dice.
No es fácil. No hay —coinciden los especialistas— un esquema fijo de gestión del tiempo, ni herramientas o técnicas infalibles; tampoco una fórmula mágica. En este sentido, Martínez recuerda que se trata de algo muy personal, porque cada uno tendrá unas prioridades y hábitos distintos. Lo que funciona para unos, no necesariamente es útil para otros.
Berto Pena aconseja buscar información en blogs, libros o revistas. “De la lectura puede surgir algo que te dé pistas sobre tu problema y cómo resolverlo, pero no hay que intentar revoluciones, hay que empezar por pequeñas acciones. Por ejemplo, proponerse no abrir el correo electrónico en el trabajo hasta que se hayan realizado las tareas importantes”, añade.
El método que propone el libro de David Allen que inspiró a Pena se basa en que las personas dediquen tiempo a pensar, organizar y planificar. Se resume en cinco pasos: recopilar o anotar lo que tenemos que hacer, decir qué haremos y qué no, organizar lo que sí haremos (cómo y cuándo), revisar periódicamente las herramientas en las que sigamos los pasos anteriores (libretas, calendario del correo electrónico, agenda) y, finalmente (y lo más importante), hacer.
Los métodos, por distintos que sean, son una herramienta para que las personas corrijan malos hábitos que son comunes. El presidente de Growman tiene identificados tres enemigos para una buena organización: la desconcentración, el estrés y la desgana. Este trío de males que alargan la jornada laboral en detrimento del tiempo de descanso, puede combatirse con entrenamiento. Martínez pone un ejemplo: “Hay que aprender a decir no cuando alguien nos requiere para hacer algo que desvía nuestra prioridad”. Pero la negación no siempre es fácil. “Hay que hacerlo sin sentirse mal”, advierte. “Al principio da pena, porque parece que lo que cuenta es hacer más, y no hacer menos pero mejor. Pero al final te das cuenta de que te vas quedando con lo prioritario”, añade Berto Pena.