Los 10 consejos financieros que a todo emprendedor le ayudarán a crecer su negocio

La planeación financiera y tributaria es determinante para su negocio.

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Si usted tiene un negocio de alimentos, su fuerte es ese, ofertar los mejores productos posibles para los comensales. O si vende software, su talento está en el desarrollo y venta de este tipo de sistemas. O si lo suyo es la fabricación de ropa para perros, entonces su foco está en encontrar los mejores diseños, la mejor tela y funcionalidad para los animales. Pero en estos tres ejemplos -y todos los demás posibles-, sucede algo similar: a esos mismos emprendedores o emprendedoras, sobre todo al comienzo del negocio, les toca hacer de contadores, de mensajeros, de vendedores, de analistas de datos, de creadores de campañas de marketing en redes sociales. Porque así pasa cuando todos estamos comenzando.

Sin embargo, un consejo repetido aparece cuando hablamos siempre con expertos en acompañar a microempresarios en su propósito de crear empresa o, desde la academia, en aquellos que han estudiado todos los procesos y hablan desde la experiencia aplicada en el mundo de los negocios: “Dedique su tiempo a lo que usted de verdad sabe hacer y pague a quien, por ejemplo, entiende de llevar todos los procesos contables o de contratación, para que su negocio esté organizado desde el comienzo y no termine asumiendo luego multas que podrían quebrar a su empresa”. Parece sencillo de entender y fácil de aplicar, pero no siempre se atiende el llamado y, en la mayoría de los casos, es el mismo emprendedor quien prefiere “hacerlo todo” tratando de reducir costos. Pero luego, de nuevo, le puede salir más caro.

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Por eso buscamos una serie de recomendaciones y aquí dejamos diez de ellas para que, si no las tiene en sus haberes, por lo menos las tenga sobre la mesa y contemple aplicarlas si se trata de mantener el negocio andando y de manera sostenible o, incluso, como todos quieren, creciente. Por un lado, Óscar Hernández, gerente de Sostenibilidad de Bancamía, ofrece cinco. Por el otro, Édgar Ricardo Jiménez Méndez, profesor experto en finanza de la Universidad Jorge Tadeo Lozano. Comencemos con las de Hernández:

1. Ahorrar de forma constante: Es recomendable destinar un porcentaje del ingreso a una cuenta de ahorros o a un instrumento de inversión, como un Certificado de Depósito a Término (CDT), que puede tener un doble uso: cumplir el proyecto planeado o servir como un fondo de emergencia. En este último caso, la idea es que sea el equivalente a los gastos esenciales del hogar (o negocio) para un periodo de 3 a 6 meses. Además, también existe la opción de invertir en cuentas digitales de alta rentabilidad que permiten disponer del dinero en cualquier momento con una tasa de interés competitiva, de acuerdo con el saldo ahorrado.

2. Educación para construir una buena salud financiera: uno de los recursos más importantes para avanzar en el cierre de brechas económicas y en el desarrollo productivo de los microempresarios es la educación financiera. Este recurso (tanto virtual como presencial) agrega valor a la labor de los emprendedores, pues les proporciona herramientas para afrontar sus necesidades cambiantes y apalancar el crecimiento de sus negocios.

Por medio de diferentes iniciativas de educación financiera de carácter gratuito, como por ejemplo la plataforma ‘Facilitamos su progreso’, los microempresarios pueden generar habilidades direccionadas a tomar buenas decisiones con el dinero como consolidar metas de ahorro y tener un adecuado manejo de las deudas, aprender a usar la tecnología como aliado para el crecimiento de su negocio y mejorar habilidades personales y de liderazgo. Para acceder a estos cursos pueden ingresar al sitio web www.bancamia.com.co/educacion financiera. Además, las herramientas de educación financiera son de gran relevancia para orientar a los microempresarios acerca de cómo deben reinvertir sus ganancias en sus unidades productivas, e incluso, fomentar la buena práctica del aseguramiento de su patrimonio buscando la sostenibilidad y crecimiento del negocio.

3. Presupuestos con realismo: para tener claridad sobre en qué y cómo gastar el dinero, los expertos recomiendan aplicar la siguiente fórmula que puede ser administrada llevando un libro de cuentas, o usando aplicaciones o herramientas digitales que hagan un seguimiento detallado del uso de los recursos:

· 50% para necesidades o gastos básicos.

· 20% para destinar a ahorro e inversión.

· 30% para deseos.

4. Revisar las finanzas constantemente: otra de las claves para lograr una salud financiera estable es realizar una revisión periódica de las finanzas. Esta puede hacerse trimestralmente analizando las metas establecidas y su avance o progreso para proceder a hacer los ajustes necesarios. Adicionalmente, para esta revisión podrá acudirse al uso de herramientas financieras de control como la elaboración de presupuestos, ya sea de forma física  (papel y lápiz), o de forma digital como una hoja de cálculo o alguna aplicación móvil.

5. Proteger el patrimonio con seguros: los microempresarios podrán encontrar en los microseguros una herramienta accesible y de bajo costo que les permite proteger sus negocios ante imprevistos en temas de salud, afectaciones al negocio, e incluso, eventos climáticos. Contar con un seguro les brindará tranquilidad y una mayor capacidad de recuperación en el caso de que se materialice algún tipo de siniestro. Así mismo, tener coberturas más amplias contribuye a aportar a la construcción de salud financiera ante situaciones inesperadas para las que siempre es bueno estar preparados.

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Ahora vamos con las de Édgar Ricardo Jiménez Méndez, profesor experto en finanza de la Universidad Jorge Tadeo Lozano.

6. Tener el mundo en la cabeza. Muchas veces uno como emprendedor ve el negocio muy micro, en la parte básica, pero eventualmente algunas condiciones macroeconómicas como las devaluaciones, como la tasa de cambio, la tasa de interés, la inflación, son variables que pueden afectar el curso normal de un negocio por más micro que sea. La capacidad de poder adquisitivo de las personas se puede ver afectada y eso le va a afectar su negocio. Los emprendedores deben tener en mundo en la cabeza. Hay que estar bien informados, enterados de las últimas tendencias. Pensamos en crear el negocio, abrir la panadería, pero la empresa depende de muchos factores, no solo de lo más pequeño.

7. Organización de los datos y de la información relevante. Ahí están los datos de los clientes, de proveedores, porque así el negocio sea muy pequeño en tamaño o capital, nosotros lo podemos hacer robusto en materia de información y eso va a redundar en atender mejor a los clientes, ofrecer mejores bienes o servicios, ser oportunos, tener precios a la altura de la competencia y que todo eso haga que el negocio crezca. Eso es fundamental, esas bases de datos bien organizadas, no se necesita un software especial para hacerlo, simplemente con un buen Excel es más que suficiente.

8. Planeación financiera y tributaria. Hay que asesorarse bien. El empresario se dedica a hacer negocios, buscar clientes, tener información organizada, crear nuevos productos, saber a quién le puede vender, pero no es tarea de un empresario gastarse medio día de fila en la DIAN para hacer el RUT, pagar una declaración tributaria, eso no lo hace el empresario. A veces somos como muy pequeño y lo hacemos nosotros mismos, pero un negocio, en la medida en que empieza a crecer, pues yo debo atender a mis clientes, si tengo una microempresa de refrigerios, le vendo a colegios o almacenes de cadena, el empresario es experto en vender alimentos, por eso es mejor contratar a alguien de la parte contable que se encargue de eso. No pretendan hacer todo, dedíquese a su negocio y contrate un contador. Si el negocio es pequeño, el cobro es proporcional. Un error pequeño en la declaración de impuestos implica luego tiempo y dinero en multas solo por poner mal un código, porque se equivocó de renglón. Contraten de manera oportuna. Mientras usted hace un buen negocio y se gana 100 pesos, de eso gasta 10 o 20 en la parte administrativa.

9. Contrate de manera formal. Hay que cumplir todos estos requisitos, también, por ejemplo, los de seguridad industrial. Se sabe que el nivel de salario mínimo es relativamente alto, entonces para un empresario pequeño pagar un salario mínimo resulta muy complejo, pero hay que hacerlo, con toda la rigurosidad del caso. Insisto. Si usted tiene un restaurante y contrata a una persona, debe protegerla y proteger el negocio con la seguridad social y los seguros legales y formales, mire usted que si se llega a dar un accidente o la persona se lesiona o incluso fallece dentro de las instalaciones de su local o su bodega o su oficina, ni siquiera vendiendo todo el negocio se logra pagar eso. Puede resultar costoso, pero la formalidad es el mejor camino para crecer.

10. Aumento salarial. Cumplir con el de ley para salarios mínimos, y para los que están por encima de ese techo, hay que tener en cuenta la inflación anualizada alineada a la dinámica del negocio, porque si al negocio no le mejoran los ingresos es complejo subir los salarios más allá de la inflación, o de lo que aumente el salario mínimo. Hay que mirar ciclos, etapas, perfiles. En épocas buenas creo que vale la pena tener variaciones interesantes, pensar en bonos o remuneración más allá del dinero. Las vacaciones, los días de la familia, el día del cumpleaños, licencias en épocas que el negocio lo permita. Si la caja no da para subir salarios, el salario emocional puede compensar por otro lado. Pero todo debe estar dentro del marco del contrato laboral.

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