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La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) pondrá un nuevo servicio de información que permitirá generar facturas electrónicas en Colombia únicamente con el tipo y número de documento del comprador.
Este nuevo sistema estará disponible a partir de la segunda semana de abril para todos los facturadores, incluyendo aquellos que usen el Servicio de Facturación Gratuita de la DIAN y para quienes hayan desarrollado su propio software de facturación.
Los facturadores electrónicos con software propio y los proveedores tecnológicos deberán ajustar sus sistemas para integrar el nuevo servicio.
🧾 ¿Cómo funciona el nuevo sistema de facturación electrónica?
Al entregar el número de cédula, el sistema arroja de manera automática el nombre o razón social y el correo electrónico del comprador. De este modo se genera la factura electrónica sin necesidad de solicitar datos adicionales.
El uso de los datos está limitado exclusivamente para la generación de facturas, no podrá emplearse para otros propósitos.
Datos del comprador para la facturación electrónica
Cuando, por cualquier circunstancia, el comprador no se encuentre en la base de datos de este servicio, el facturador solo podrá solicitar tres datos:
- Nombre completo o razón social del comprador.
- Tipo y número de identificación.
- Correo electrónico (en caso de que el comprador desee recibir la factura electrónica o el documento equivalente por este medio).
👁🗨 Ojo: ningún establecimiento podrá solicitar documentos físicos ni datos adicionales como número telefónico, dirección de residencia o RUT.
Cabe destacar que si el comprador no desea proporcionar su correo electrónico, el facturador deberá generar y entregar la representación gráfica de la factura en formato impreso, sin exigir dicho dato personal, tal como dispone el artículo 35 de la Resolución 165 de 2023.
🧾 Cambios en la facturación de servicios públicos
Con estas nuevas disposiciones se aclara que las empresas prestadoras de servicios públicos solo podrán utilizar el documento equivalente electrónico para ventas relacionadas con el servicio prestado.
La única excepción es que el usuario autorice un uso diferente de este documento.
¿Qué pasa si no se puede entregar la factura?
Si una empresa factura en el sitio y enfrenta dificultades técnicas o logísticas para enviar el documento en tiempo real para validación a la entidad, tendrá hasta 48 horas para transmitirlo a la DIAN.
Este plazo aplica especialmente en zonas rurales o de difícil acceso, donde pueden presentarse problemas de conectividad, fallas en la red o dificultades con los equipos utilizados en el campo.
En estos casos, la empresa deberá entregar al consumidor una copia física del documento, asegurándose de cumplir con los requisitos legales.
🧾 Factura electrónica: una obligación
La implementación de este servicio busca la modernización de la administración tributaria y la optimización de los procesos, de acuerdo con Luis Eduardo Llinás Chica, director general (e) de la DIAN.
Además, este cambio “responde a la necesidad de eliminar obstáculos que han sido identificados al momento de la expedición de la facturación electrónica, como la solicitud excesiva de información adicional y retrasos innecesarios, barreras que afectan tanto a los responsables de facturar, como a los consumidores", añadió Llinás.
La DIAN ha advertido que la facturación electrónica es obligatoria para establecimientos comerciales, servicios públicos y transporte. Las empresas que no adopten el sistema de facturación electrónica enfrentarán sanciones severas.
En lo que va del año, la entidad ha adelantado 21 diligencias de cierre a establecimientos de comercio en Bogotá, como resultado de acciones de verificación del cumplimiento de la obligación de expedir factura electrónica y/o documento equivalente electrónico.
Finalmente, la DIAN reitera la invitación a los ciudadanos que continúen contribuyendo a la lucha contra la evasión, exigiendo la factura electrónica en cada compra realizada.
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