Las quejas que pesan sobre el Archivo General de la Nación

Desde 1997, en el Archivo General de la Nación (AGN) se había implementado un sistema llamado Archidoc, que permitía a los investigadores de todo el país consultar los documentos que hoy reposan en este recinto. Se trataba de un banco con más de 20 millones de imágenes al que se podía acceder únicamente con una conexión a internet, y que fue el insumo principal de muchos trabajos de investigación durante más de 25 años. Sin embargo, desde 2017 se dejó de actualizar y en 2023 dejó de funcionar, lo que dificultó la consulta y generó malestar entre la comunidad académica.

Si nunca ha trabajado con el AGN, debe entender que, antes de la polémica en cuestión, existían principalmente cuatro métodos de consulta de documentos. El primero era a través de los computadores de la entidad, en los que se podían ver las piezas digitalizadas. El segundo era usando rollos de microfilmado, que se ponían en unas máquinas especiales que desplegaban la imagen en una pantalla. Estos dos métodos han sido objeto de varias quejas por parte de los investigadores, pero ya llegaremos a eso. En tercer lugar estaba la consulta de originales en sala y, finalmente, Archidoc. El gran problema fue que las fallas en este sistema causaron que el AGN se quedara sin su principal mecanismo de consulta remota, lo que afectó, sobre todo, a los investigadores fuera de Bogotá.

“Muchos de los documentos de las distintas regiones de Colombia se encuentran centralizados en Bogotá, bajo la custodia del AGN. Esto implica que los investigadores, historiadores regionales y ciudadanos interesados en conocer más sobre sus territorios deben desplazarse a la capital, lo que conlleva gastos y pérdida de tiempo”, explicó Juan Sebastián Vargas, historiador de la Universidad Industrial de Santander.

“El año pasado, durante mi investigación de posgrado, viví de manera directa las consecuencias de esta centralización. Inicialmente, el AGN permitía el préstamo físico de los documentos, lo que facilitaba tomar fotografías para llevarlas a nuestras regiones y desarrollar proyectos de divulgación. (...) Sin embargo, entre agosto y diciembre de 2024, el Archivo suspendió este servicio y solo ofreció la consulta de microfilmes, una tecnología anticuada que presenta errores en el registro de manuscritos antiguos”, relató Vargas. En este punto coinciden todos los investigadores entrevistados.

Para atender este problema, el AGN implementó dos políticas. La primera fue flexibilizar sus reglamentos de consulta de originales y la segunda fue establecer un sistema de pedidos vía correo electrónico, pero esto no igualaba las facilidades que se tenían cuando Archidoc era funcional.

“En estos dos años largos hemos tenido no una, sino dos plataformas que intentan reemplazar la anterior, pero ninguna de las dos opera correctamente. ¿Cómo es posible que una cosa que funcionaba bien se deje caer y que los remedios implementados sucesivamente no sirvan?”, afirmó Daniel Gutiérrez Ardila, docente e investigador de la Universidad Externado de Colombia. A las plataformas a las que se refiere son Tesoros Documentales, que fue la primera que se quiso desarrollar una vez el AGN decidió migrar hacia otro sistema, y la que actualmente está recibiendo la información: Archivo Digital Nacional (ADN).

“Hay una norma, la ISO 14721, que es relativamente reciente y que tiene que ver con preservación a largo plazo y, en principio, Archidoc no la cumplía porque no existía”, afirmó Mauricio Tovar, un profesional especializado en gestión documental que ha trabajado durante más de 30 años con el AGN. Este fue el argumento que se utilizó en 2017 para dejar de lado Archidoc y tratar de implementar otra plataforma. No obstante, como explica el experto, había otras rutas que la institución habría podido tomar para solucionar este problema, como haber actualizado Archidoc 3 (que era el sistema que se utilizaba en ese momento) a una versión más reciente que sí cumpliera con esa norma.

“Pero lo que hicieron fue cortar de tajo. He hablado con ingenieros de Informática El Corte inglés (la empresa desarrolladora de Archidoc) y me han dicho que, en su experiencia, los países que deciden desarrollar sus propias plataformas fracasan”, aseveró Tovar.

La crisis que se creó en ese momento fue objeto de muchas críticas e incluso llegó a los ojos de la Contraloría General de la Nación, que en una auditoría de cumplimiento a la gestión fiscal desarrollada en la Estrategia ADN (Archivo Digital Nacional), cuyos resultados se dieron en diciembre de 2023, determinó que “se evidenciaron debilidades en aspectos como planeación, formulación y seguimiento, falencias en la ejecución, cumplimiento de especificaciones técnicas establecidas en el contrato, supervisión y vigilancia de la ejecución de los contratos. (...) De igual manera, se presenta una gestión antieconómica, ineficaz e infidente, relacionada con la inversión efectuada con cargo a los recursos de cultura”.

La respuesta de la administración de Francisco Flórez

Este fue el panorama con el que se encontró el actual director de la entidad, Francisco Flórez, cuando asumió el cargo en febrero de 2024. Sin embargo, como este era un sistema que llevaba desactualizado desde 2017 y además las anteriores administraciones ya habían invertido en el desarrollo de la nueva plataforma, la opción de volver a como era antes tuvo que ser descartada. “La discusión, al menos desde la perspectiva nuestra como administración de la entidad, ya no está en volver a Archidoc, sino en consolidar Archivo Digital Nacional”, afirmó el director. Se espera que para septiembre de este año el banco de 25 millones de imágenes ya esté disponible en el nuevo aplicativo.

Flórez agregó que ya se ha ido trabajando en un plan para subsanar las incomodidades generadas a los investigadores, que incluye el completo funcionamiento del aplicativo Dataviva, parte del sistema Archivo Digital Nacional. Para ello, y en general para el mantenimiento de las condiciones óptimas del AGN (tanto digitales como de infraestructura), la entidad afirmó que tiene destinado un presupuesto de $5.465.229.340.

Este dinero se utilizará para la digitalización de 19 fondos documentales (donde se encuentran los 25 millones de imágenes que se van a traspasar al nuevo sistema), la modernización de la iluminación de los depósitos para garantizar las condiciones adecuadas de preservación y monitoreo automatizado, la migración de imágenes a Dataviva y el licenciamiento y soporte de los servidores y equipos de hardware donde se aloja Archivo Digital Nacional.

La comunidad académica aguarda a que la promesa se cumpla para retomar con normalidad sus trabajos de investigación, pero, a juzgar por los comentarios de algunos entrevistados y otros académicos que han expresado su inconformidad a través de cartas públicas, esta no es una alternativa bien recibida. La conclusión temporal, según ellos, es que “eso jamás va a funcionar como el sistema que teníamos”, como lo expresó Tovar.