Cuando una incapacidad es expedida por un médico u odontólogo que no está adscrito a la EPS del paciente, es decir, el profesional de salud hace parte de una red externa, se debe llevar a cabo un proceso de validación. La figura de transcripción de incapacidad sirve para que esta sea traslade al formulario oficial de la EPS y, de esa manera, la incapacidad sea reconocida.
De acuerdo con un concepto del Departamento Administrativo de la Función Pública, “toda incapacidad expedida por un médico no autorizado para ello por la EPS, debe ser transcrita en los términos y condiciones que señale para el efecto cada EPS y si ello no ocurrió, la incapacidad no será válida y el empleador no debe aceptarla”. En ese sentido, es responsabilidad del trabajador adelantar el trámite de su transcripción.
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Para este proceso, el usuario debe dirigirse a la página web o aplicación móvil de su EPS y buscar la opción de trámites en línea y/o de transcripción de incapacidades (esto puede variar según cada entidad). Luego, el trabajador debe diligenciar la solicitud, escanear y adjuntar la incapacidad. Dependiendo del caso, la EPS Sura plantea que los documentos requeridos pueden ser:
• Enfermedad general y eventos SOAT de origen común: Certificado de incapacidad, historia clínica y croquis o informe del tránsito.
• Enfermedad general atendida por póliza o prepagada: Carné de la aseguradora.
• Licencia de maternidad: Certificado de incapacidad, historia clínica de la atención del parto. (En caso de parto pretérmino, se debe adjuntar el certificado de nacido vivo).
• Licencia de paternidad: Registro civil de nacimiento.
• Licencia por adopción: Acta de entrega oficial del ICBF o de la autoridad competente.
En suma, algunos de los soportes que se pueden solicitar, de acuerdo con Famisanar, son la razón social o nombres y apellidos del prestador de servicios de salud que atendió al usuario, así como el NIT del prestador de servicios de salud y/o el código del prestador de servicios de salud asignado en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS). Se recomienda consultar los requisitos establecidos por cada EPS.
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El plazo para realizar esta transcripción puede variar. Por lo general, es de 15 días hábiles desde la expedición de la incapacidad, sobre todo si es generada por una IPS no adscrita a la red. Sin embargo, algunas EPS, como Sura, establecen un período de 30 días siguientes a la expedición para llevar a cabo el proceso. Se debe verificar qué plazos establece cada entidad. En caso de que el trabajador no realice esta transcripción, no recibirá el pago de su salario y las prestaciones sociales correspondientes a los días de incapacidad, pues no habrá sido reconocida.
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