Hay preocupación en la Administración Distrital por la pérdida de importantes documentos relacionados con investigaciones disciplinarias. Dentro de las indagaciones internas que ha realizado la Secretaría de Educación en lo corrido de este año llama la atención el contrato 1217 de 2010, que costó 2.000 millones de pesos, referente a la administración del archivo de la entidad.
En las averiguaciones efectuadas por la Secretaría de Educación se encontraron varias irregularidades como la pérdida expedientes claves para la defensa judicial de esa entidad distrital y el extravío de documentos del área de contratación, gestión e historias laborales.
Así mismo, se detectaron fallas relacionadas con la desactualización en las bases de datos y se evidenció que luego de tres años de administración, el contratista no realizó entrega inventariada de la totalidad de los expedientes que reposan en el depósito del archivo central y la bodega Rosa Zárate.
“Hubo incumplimiento en los pagos de aportes de salud, parafiscales y sueldos de los auxiliares; incumplimiento en la asignación del personal que se contrató para el servicio de la administración del archivo, ya que según el contrato se requerían 40 funcionarios, sin embargo esta cifra nunca estuvo completa”, dice la Secretaría de Educación.
El informe de la entidad dice, además, que se creó desorganización en los depósitos al realizar el movimiento de la totalidad de las cajas del archivo de gestión sin respetar el número consecutivo que inicialmente se le asignó a cada caja.
“Se presentaron gravísimos errores de inserción tanto en los expedientes contractuales como en las historias laborales; no se diligenciaron correctamente los controles de préstamo y se presentaron serios retrasos en la inserción de los expedientes contractuales como en las historias laborales” agrega el informe.
Estas inconsistencias del contrato de archivo fueron manifestadas a través de un informe presentados por los funcionarios del archivo y de control interno.