¿Cómo hacer una firma digital? Tenga en cuenta esto para que sea válida

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La firma digital se utiliza como un mecanismo de autenticación que permite garantizar la identidad del firmante y es equiparable a su versión física. La pandemia aumentó su uso por las restricciones y cuarentenas que evitaban los desplazamientos y maximizó su uso al permitir formalizar contratos y elaborar diferentes tipos de trámites de forma virtual.

Aquí puede consultar, según expertos y empresas que se especializan en esta materia cómo hacerlo de forma correcta.

Según AutenTIC, empresa dedicada a ofrecer estos servicios digitales, se estima que a causa de la pandemia el mercado mundial de firma electrónica alcanzó los US$2,800 millones y se proyecta que para el 2026 llegará a los US$14,1 millones.

Además, una investigación realizada por Adobe reveló que el 58 % de los líderes de negocios y tecnología señalan que la pandemia ha acelerado la adopción de firmas electrónicas por parte de los usuarios en sus organizaciones y el 60 % de ellos asegura que este mecanismo es un requisito fundamental para respaldar la continuidad y agilidad de sus negocios.

Vale la pena mencionar que la firma electrónica tiene reconocimiento legal con la expedición de la Ley 527 de 1999. Dicha norma definió la firma electrónica y señaló los requisitos de la misma.

Héctor García, director del Observatorio de Gobierno y TIC de la Universidad Javeriana y presidente de Camerfirma Colombia, explica que tanto la firma digital como la electrónica son mecanismos de identificación de las personas en el mundo digital. “La firma electrónica es definida en el Decreto 2364 de 2012 como cualquier método que permita identificar a una persona en relación con un documento electrónico, mientras que la firma digital está definida en la Ley 527 de 1999 como un valor numérico que se adhiere al documento electrónico garantizando la identidad del creador del documento y que éste no ha sido modificado”.

Según García, la firma electrónica comprende una gran variedad de mecanismos para identificar a una persona, como la contraseña de su correo electrónico, la clave numérica de su celular o el reconocimiento facial y “la firma digital es un tipo especial de firma electrónica, que se crea mediante un procedimiento técnico especial y se emite por empresas que se denominan Entidades de Certificación Digital, debidamente acreditadas por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia”.

¿Cuál es la diferencia entre una firma digital y una firma electrónica?

García señala que si bien ambas firmas buscan identificar a las personas en entornos digitales, existen diferencias en el procedimiento mediante el cual se generan y funcionan. “Las firmas electrónicas tienen distintos procedimientos y estándares, dependiendo de la tecnología que se escoja, mientras que las firmas digitales se crean y funcionan con base en estándares técnicos reconocidos, con infraestructura PKI y un esquema adecuado de validación de identidad”.

La tecnología de la firma digital genera mayor seguridad, según el presidente de Camerfirma Colombia. En el país y “en múltiples legislaciones alrededor del mundo los documentos suscritos con firma digital tienen presunción de autenticidad”.

¿Cómo se hace una firma digital?

La firma digital se crea a partir de estándares técnicos elaborados por expertos y es emitida por Entidades de Certificación Digital, quienes validan la identidad de la persona y luego entregan un certificado digital con credenciales de acceso.

“Una vez la persona firma el documento se crea un ‘hash’, que se asemeja a una huella digital, es decir, es única y asociada al documento y se cifra a través de la llave privada del firmante. Esta firma permite que se pueda ver quién suscribió el documento y además garantizará que el mismo sea inalterable”, señala García.

¿Cómo funciona la firma electrónica?

El funcionamiento de la firma electrónica depende del mecanismo que se utilice, pero no tiene el mismo nivel de seguridad que la firma digital, según los expertos.

“Por ejemplo, en el caso del correo electrónico, la firma electrónica se genera a partir de la creación de la respectiva cuenta y la asignación de la contraseña, la cual es comunicada por el mismo usuario. En otros casos la firma electrónica puede basarse en elementos biométricos, como el reconocimiento facial o la huella dactilar”, afirma García.

¿Qué se debe tener en cuenta para que este tipo de firmas sean válidas?

La validez de la firma se encuentra sujeta al cumplimiento de los requisitos de la Ley 527 de 1999 y el Decreto 2364 de 2012. Entre los requisitos se encuentran que se pueda identificar al firmante, que se pueda verificar cualquier alteración del documento y que los datos de creación de la firma o las credenciales de acceso correspondan exclusivamente al firmante.

¿Cuáles son sus beneficios?

Luis Miguel González, director general de AutenTIC, menciona que entre los beneficios de la firma digital se encuentran la seguridad jurídica, la disminución de los fraudes, el almacenamiento en la nube, transformación digital para las empresas y una reducción en el papel.

Viafirma, empresa española que ofrece soluciones tecnológicas de firma electrónica, coincide en que este tipo de firma también le aporta al medio ambiente, pues, de acuerdo con la ANDI, por cada empleado de una organización se utilizan cerca de 10.000 hojas anualmente.

Antonio Cabrera, CEO de Viafirma, aseguró que durante 2020 en Colombia se firmaron cerca de seis millones de documentos de manera digital, “mejorando no solo la eficiencia en tiempos más productivos para el entorno empresarial, sino también aportando a la disminución de la tala de árboles”.