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En Colombia, hay parejas que conviven sin casarse y, tarde o temprano, deben acreditar esa convivencia para trámites tan cotidianos como afiliar a la EPS, reclamar una pensión de sobrevivientes, adelantar un proceso de herencia o sucesión, o soportar una visa.
Para esos casos existe la declaración extrajuicio de unión libre: un documento que se firma ante notario y bajo juramento, donde ambos manifiestan que mantienen una relación estable y con ánimo de permanencia.
Su base jurídica está en el Decreto 1557 de 1989, que habilita las declaraciones con fines extraprocesales ante notario y les da el alcance de las rendidas ante juez civil.
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¿Para qué sirve?
De acuerdo con el abogado Santiago Salazar, director jurídico de Salazar Huérfano Abogados y Asociados, se trata de una prueba rápida y útil para demostrar convivencia cuando una entidad la solicita.
“La declaración extrajuicio de unión libre (también llamada declaración juramentada de unión marital de hecho) es un documento muy común y útil en Colombia, sobre todo para parejas que conviven sin estar casadas. Se realiza a través de un documento firmado ante notario en el que ambas personas manifiestan bajo juramento que viven juntas en una relación estable, permanente y con ánimo de formar una familia, es decir, que existe entre ellas una unión marital de hecho, reconocida por la Ley 54 de 1990”.
Dicha ley (modificada por la Ley 979 de 2005) fijó el marco de la unión marital de hecho y, además, abrió vías formales para declararla por escritura pública, acta de conciliación o sentencia.
¿Quién puede solicitar la declaración extrajuicio de unión libre?
Muchas entidades piden esta declaración extrajuicio como soporte. Para salud, por ejemplo, “las EPS exigen este documento cuando el afiliado quiere incluir a su pareja como beneficiaria sin estar casados. Es una de las pruebas más frecuentes”, dice Salazar.
Conviene recordar que el Decreto 780 de 2016 reconoce al compañero o compañera permanente como parte del núcleo familiar del cotizante.
“La calidad de compañero o compañera permanente se acreditará con alguno de los documentos previstos en el artículo 4 de la Ley 54 de 1990, modificado por la Ley 979 de 2005”.
Es decir, escritura, acta de conciliación o sentencia. La extrajuicio ayuda, pero no sustituye esos instrumentos cuando la EPS los exige.
Asimismo, la utilidad de este documento se extiende a la seguridad social y al mundo laboral.
Salazar explica: “Si el afiliado fallece, la pareja en unión libre puede reclamar pensión de sobreviviente o indemnización laboral, y la declaración extrajuicio ayuda a demostrar la convivencia y el vínculo”. En pensiones, la figura del compañero(a) permanente está reconocida en la Ley 100 de 1993 y su jurisprudencia: es beneficiario de la pensión de sobrevivientes si cumple los requisitos (incluida la convivencia exigida por la norma y los jueces).
También hay escenarios judiciales y sucesorales donde acreditar la existencia de la unión libre es determinante.
“Cuando se requiere probar la existencia de la unión en procesos de herencia o liquidación patrimonial; reparto de bienes tras una separación; demandas de alimentos o reconocimiento de derechos patrimoniales”.
El propio Minjusticia, a través de LegalApp, orienta a las parejas para declarar la unión por notaría, centro de conciliación o ante un juez de familia, según corresponda.
La declaración extrajuicio también es útil en el contexto migratorio. “Cuando se solicita visa o residencia para la pareja de un ciudadano colombiano o extranjero, muchas embajadas aceptan esta declaración como prueba de relación estable”, señala Salazar.
Si el documento se va a presentar en otro país, se debe apostillar o legalizar ante la Cancillería, trámite que hoy se hace en línea.
¿Cómo hacer el trámite ante notaría?
El proceso es sencillo: la pareja se presenta con sus identificaciones (cédulas; o cédula de extranjería/pasaporte, si aplica), declara los hechos básicos (desde cuándo conviven, dirección, intención de permanencia) y firma bajo juramento ante el notario.
La oficina deja constancia en un acta y entrega copias. Ese flujo lo ampara el Decreto 1557 de 1989 y es el mismo que usan los notarios para cualquier declaración extraprocesal.
En paralelo, también hay que distinguir el momento para optar por la declaración formal de la unión marital de hecho.
Si la entidad exige acreditar estrictamente la calidad de compañero/a (como ocurre en salud), la ruta idónea es la del artículo 4 de la Ley 54 (escritura, acta o sentencia).
El propio MinJusticia lo resume en sus guías: cuando hay acuerdo, la pareja puede acudir a notaría o centro de conciliación; si hay controversia, decide un juez de familia.
La extrajuicio, en cambio, funciona como soporte rápido para muchas diligencias, pero no tiene los mismos efectos plenos de las vías del artículo 4.
Algunas recomendaciones
“Declaren solo lo que puedan probar. La declaración es un acto bajo juramento, por lo que mentir puede tener consecuencias legales. Además, puede usarse como prueba en trámites ante EPS, pensión o incluso en procesos judiciales”, aconseja Salazar.
Así mismo, no está de más recordar que es un trámite que debe realizarse con la debida transparencia.
“Sean honestos sobre su situación civil. Si alguno está casado o en otra unión vigente, la declaración no tiene validez legal. La unión libre solo se reconoce entre personas sin vínculo matrimonial o sin otra unión marital de hecho activa”, precisa el director jurídico de Salazar Huérfano Abogados y Asociados.
Además, la pareja deberá tener a mano sus documentos al día: ambos deben presentar la cédula original y copias legibles; si aplica, cédula de extranjería o pasaporte vigente.
Algunas notarías pueden pedir la dirección y el tiempo de convivencia, así que es clave tener esos datos claros.
La diligencia es presencial y debe firmarse por ambos; si una de las personas no puede asistir, puede otorgar un poder autenticado.
Conserven el original que entrega la notaría y pidan copias certificadas si la necesitarán para varios trámites. Para casos particulares, conviene buscar asesoría jurídica antes de iniciar este trámite.
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